Piattaforma HR: 7 buoni motivi e 3 consigli per sceglierla

Nell’azienda moderna la gestione delle risorse umane si confronta con sfide complesse. Dall’acquisizione e la ritenzione dei talenti, all’assegnazione dei benefit, l’ambito delle risorse umane richiede un’attenta attenzione e una gestione efficiente per processi sempre più numerosi e complessi. Tuttavia, a causa di questa mole di informazioni da gestire sempre crescente, i metodi tradizionali di gestione delle risorse umane spesso si rivelano insoddisfacenti, con processi manuali che possono portare a inefficienze e errori.

Ed è qui che entra in gioco la piattaforma HR! Questo strumento potente, rappresenta una rivoluzione nel modo in cui le aziende gestiscono le loro risorse umane. Una piattaforma HR non solo automatizza molte delle operazioni quotidiane, ma offre anche accesso a dati ed analisi preziose che possono guidare le decisioni più strategiche per l’azienda.

L’adozione di una piattaforma HR può portare a una gestione delle risorse umane più efficace, efficiente e strategica. In questo articolo, esploreremo 7 validi motivi per cui ogni azienda dovrebbe considerare l’adozione di una piattaforma HR, e 3 preziosi consigli che ti aiuteranno nella scelta. Che tu stia cercando di migliorare l’efficienza, risparmiare costi o semplicemente rendere la vita più facile per il tuo team HR, una piattaforma HR potrebbe essere la soluzione che stai cercando.

Motivo 1: una piattaforma HR migliora accesso a dati e analisi

Con il progresso della digitalizzazione le decisioni si sono sempre più basate sui dati, letteralmente macinati dall’azienda nel corso della sua operatività. Per questo vere accesso a dati accurati e tempestivi è di fondamentale importanza. Ecco dove una piattaforma HR può essere un alleato prezioso!

Questi software di gestione delle risorse umane non solo raccolgono e organizzano dati critici, ma offrono anche strumenti analitici che permettono di trarre insight significativi da questi dati.

Una piattaforma HR come Docker inoltre, con le sue funzionalità documentali estremamente avanzate e flessibili, ti consente di distribuire equamente l’inserimento dei dati da parte di tutta la struttura organizzativa, con il vantaggio di avere tutte le informazioni della tua azienda, completamente centralizzate. Con Docker puoi ad esempio configurare ogni tipologia di documento per la raccolta dati e assegnarlo ai dipendenti, ottenendo in risposta un database sempre aggiornato e coerente con le esigenze delle risorse umane.

Per farti alcuni esempi pratici chi utilizza Docker ha creato dei moduli per la gestione di rapportini tecnici, report di presa in carico e consegna automezzo, note spese, report attività varie come consegne o servizi ecc… Tutti questi documenti sono facilmente compilabili dai dipendenti in formato digitale, direttamente dalla piattaforma HR e consentono in tempo reale di ottenere tutte le informazioni vitali per l’azienda.

Queste informazioni inoltre possono essere incrociate con tutti i dati tipici di un software gestione risorse umane provenienti da una varietà di fonti, tra cui timbrature geolocalizzate, valutazioni delle performance, registri di formazione, gestione delle turnazioni in modo da garantire una programmazione turni di lavoro equa e molto altro.

Questi dati possono poi essere analizzati per rilevare tendenze, identificare problemi e informare le decisioni strategiche. Ad esempio, l’analisi dei dati sulle performance potrebbe rivelare aree in cui i dipendenti potrebbero aver bisogno di ulteriore formazione o supporto. Allo stesso modo, l’analisi dei dati sul turnover potrebbe aiutare a identificare i fattori che contribuiscono alla ritenzione dei dipendenti.

Oltre a fornire accesso a dati e analisi, una piattaforma HR può anche aiutare a visualizzare queste informazioni in modi facilmente comprensibili. Molti software di gestione delle risorse umane offrono dashboard interattive che permettono ai manager e ai membri del team HR di visualizzare facilmente i dati e comprendere le tendenze a colpo d’occhio.

Motivo 2: una piattaforma HR ti aiuta nella compliance HR

Il rispetto delle leggi e dei regolamenti HR è un aspetto cruciale per ogni azienda. Le normative sul lavoro, sulla privacy dei dati sulla busta paga e non solo, sulla salute e sicurezza sul lavoro, e molti altri regolamenti, possono essere complessi e in costante evoluzione. Qui entra in gioco la piattaforma HR.

Un software gestione risorse umane può aiutare a semplificare e automatizzare molti aspetti della compliance HR.

Con Docker puoi organizzare tutte le tue scadenze per far in modo che il monitoraggio sia completamente automatizzato. Per le scadenze in Docker puoi configurare ogni aspetto che ti aiuta a descriverla al meglio, dalle informazioni descrittive usando dei campi personalizzati alla data della scadenza, in questo modo puoi ottimizzare la gestione delle scadenze di formazione obbligatoria per la sicurezza, per tracciare le prestazioni dei dipendenti in base ai requisiti legali, e per garantire che i processi di assunzione e gestione siano in conformità con le leggi, ad esempio per gestire la scadenza dei contratti a tempo determinato.

La piattaforma HR come Docker può anche aiutare a gestire la documentazione necessaria per dimostrare la conformità. Puoi classificare, archiviare ed organizzare documenti come contratti di lavoro, certificati di formazione, registri delle presenze e altri documenti HR, inoltre puoi decidere quali di questi documenti condividere con i dipendenti e quali lasciarli riservati alle risorse umane. Questo rende molto più semplice la preparazione per eventuali audit o ispezioni sia in sede che in cantiere.

Motivo 3: una piattaforma HR favorisce un’esperienza positiva del dipendente

Il dipendente soddisfatto della sua posizione è anche un dipendente più produttivo, per questo l’esperienza del dipendente all’interno dell’azienda è un elemento chiave del successo, questo a prescindere dalla piattaforma HR. Un software gestione risorse umane infatti può solo aiutare le aziende a raggiungere questo traguardo, assistendo il responsabile risorse umane ed il suo team dal processo di selezione, all’onboarding, allo sviluppo della carriera, passando per tutte quelle fasi intermedie come la formazione e la gestione dei benefit e dei premi di produzione.

Nel percorso di soddisfazione del dipendente devono entrare in gioco politiche di lavoro prestabilite dall’azienda, che sappiano premiare la produzione dei dipendenti incentivandola, ed in tutto questo un buon software gestione risorse umane è un ottimo strumento per affiancare il responsabile risorse umane ed il suo team nel monitoraggio della produttività, nella comunicazione con i dipendenti, e nella gestione del welfare aziendale.

A proposito di comunicazione, ci teniamo sempre a ricordare che un dipendente che si sente di avere un buon livello di comunicazione, basato su canali pratici e sempre aggiornati, come ad esempio una bacheca aziendale digitale, è molto sicuramente un dipendente più attivo e partecipe alle dinamiche dell’azienda.

Motivo 4: risparmio di costi nella gestione risorse umane

Un altro vantaggio significativo nell’adottare una piattaforma HR riguarda il risparmio di costi. L’automazione dei processi manuali e ripetitivi, l’ottimizzazione dei flussi di lavoro e la riduzione degli errori possono portare a notevoli economie di scala.

Ma come può una piattaforma HR, o un software di gestione delle risorse umane, tradursi in risparmi di costi per la tua azienda?

In primo luogo, l’automazione può liberare il tempo del personale HR, permettendogli di concentrarsi su attività più strategiche. Ciò può ridurre la necessità di assumere ulteriori personale HR per gestire i compiti amministrativi, portando a un risparmio significativo sui costi del personale.

In secondo luogo, una piattaforma HR può aiutare a ridurre gli errori. Gli errori nella gestione delle risorse umane, come gli errori nella conteggio delle ore lavorate o nella gestione dei benefit, possono essere costosi. 

Per farti un esempio Docker ti permette di distribuire le buste paga con un semplice click. Con la sua intelligenza artificiale Docker riconosce il dipendente, controlla che i dati siano coerenti con quanto inserito nel suo database dei dipendenti, e consegna il cedolino al dipendente con la massima sicurezza.

Motivo 5: gestione del personale che promuove trasparenza nei confronti dei dipendenti

Dopo tanti clienti attivati con Docker abbiamo compreso che uno dei problemi principali, alla base di un rapporto burrascoso tra azienda e lavoratori, è la mancanza di trasparenza tra le parti.

Ma cosa significa mancanza di trasparenza? 

Può voler dire molte cose, proprio perché la mancanza di trasparenza non permette di vedere bene le cose, ogni caso è un caso a sé. In linea generale sono tutti quei processi che avvengono all’insaputa di una delle due parti. Eh già la mancanza di trasparenza non è solo dall’azienda verso il dipendente, ma può essere anche il contrario.

Cosa può fare una piattaforma HR per promuovere la trasparenza?

In primo luogo una piattaforma HR va vista, ed integrata in azienda, come uno strumento di collaborazione e condivisione delle informazioni, per cui deve essere uno strumento attraverso il quale tutte le parti possono ottenere vantaggi.

In secondo luogo, come vedremo più avanti, la piattaforma HR deve diventare lo strumento di uso comune per più tipologie di operazioni, integrando in questi processi anche le comunicazioni per eliminare il distacco che la tecnologia digitale potrebbe importare.

E’ giusto quindi pensare alla piattaforma HR come lo strumento che permette di incrementare il controllo sui dipendenti, ma per far si che questa venga accettata e la sua integrazione in azienda abbia successo è altresì fondamentale che tramite la piattaforma si rilascino dei vantaggi, anche molto semplici, ai lavoratori.

Motivo 6: scalabilità tipica di una piattaforma cloud

Uno dei principali vantaggi di adottare una piattaforma HR per la tua azienda è la sua scalabilità. In altre parole, una piattaforma HR è progettata per crescere con la tua azienda, adattandosi alle tue esigenze in continua evoluzione. Questa flessibilità può essere particolarmente preziosa in un ambiente aziendale dinamico e in rapida evoluzione.

In primo luogo, molte piattaforme HR moderne offrono piani flessibili che possono essere aggiornati o ridimensionati in base alle esigenze della tua azienda. Che tu stia espandendo la tua forza lavoro, entrando in nuovi mercati o semplicemente cercando di ottimizzare le tue operazioni HR, la capacità di adattare il tuo software di gestione delle risorse umane può essere un grande vantaggio.

Docker ad esempio ha un costo mensile per dipendente molto basso di partenza, che si abbassa notevolmente all’aumentare dei dipendenti. Ogni mese il canone si aggiorna in base al numero di dipendenti attivi, per cui non devi nemmeno preoccuparti di apportare variazioni al tuo abbonamento

Infine, le piattaforme HR moderne come Docker sono spesso basate sul cloud, il che significa che possono essere facilmente accessibili da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo. Questo può rendere più facile per la tua azienda gestire una forza lavoro in crescita o geograficamente dispersa.

Motivo 7: una piattaforma HR promuove il miglioramento della comunicazione interna

L’ultimo ma non meno importante motivo per adottare una piattaforma HR riguarda il miglioramento della comunicazione interna. Abbiamo accennato la comunicazione nei paragrafi precedenti, perché la comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda, e una piattaforma HR può fornire gli strumenti e le funzionalità necessarie per facilitare e migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno della tua squadra.

Innanzitutto, molte piattaforme HR offrono funzionalità di messaggistica e condivisione dei file integrate. Queste funzioni permettono ai membri del team di comunicare e collaborare in modo efficace, indipendentemente da dove si trovino. Questo può essere particolarmente utile per le aziende con team distribuiti geograficamente o con lavoratori a distanza.

Inoltre, una piattaforma HR può fornire un luogo centralizzato per condividere informazioni importanti, come aggiornamenti aziendali, politiche HR, calendari di formazione e altro. Questo può aiutare a garantire che tutti i membri del team, con i loro dati, siano sulla stessa pagina e che le informazioni importanti non vengano perse o dimenticate.

Le piattaforme HR possono anche facilitare la pianificazione e la gestione delle riunioni. Che si tratti di riunioni di team, di performance review, di formazione o di altre riunioni HR, avere un sistema centralizzato per pianificare e gestire queste interazioni può rendere il processo più semplice e meno soggetto a errori.

In Docker la comunicazione ha assunto un ruolo anche formale. Docker infatti, oltre ad integrare la comunicazione nei processi di gestione delle richieste di ferie e permessi, consente anche di inviare comunicazione collettive nella bacheca digitale e rilevare chi ha letto e chi non ha letto il messaggio in bacheca.

Consiglio 1: scegli un software gestione risorse umane che ti garantisca integrabilità con altri sistemi

Nel contesto aziendale moderno, dove ormai si va sempre di più verso una digitalizzazione dei processi l’interoperabilità tra i vari sistemi adottati dall’azienda è di fondamentale importanza nella scelta di un prodotto.

Una piattaforma HR non è un’eccezione a questa regola. Infatti, la sua capacità di integrarsi con altri sistemi aziendali è uno dei motivi chiave per cui scegliere una piattaforma HR piuttosto che un’altra, ed il fatto di non potersi integrare ad esempio con il software paghe, la rende impossibilitata ad assolvere a parte dei punti che abbiamo visto nei paragrafi precedenti.

Docker è integrata con tutti i software paghe in commercio in Italia per l’integrazione dei processi di distribuzione delle buste paga. Un vantaggio non da poco perché ti basta solo pensare che se un domani decidi di cambiare software paghe, o consulente del lavoro, il tuo strumento per interfacciarti e gestire i dipendenti rimane lo stesso. Immagina solo di non dover fare nuovamente la formazione ed i lunghi periodi di test che un cambiamento ti dovrebbe richiedere.

Docker dialoga con i software paghe più diffusi come ad esempio Zucchetti Paghe Web o Ranocchi GIS Paghe, per l’importazione dei timesheet prodotti con la rilevazione presenze, che ti consentiranno di redigere buste paga in pochissimi passaggi e senza margine di errore.

Docker infatti ti consente di sistemare gli orari di lavoro raccolti dai lavoratori con i propri smartphone grazie alla timbratura geolocalizzata in un foglio presenze adatto per essere aggiustato con pochi click. Questa operazione la puoi fare quotidianamente, settimanalmente, a fine mese o quando hai tempo, ogni volta che entri nel timesheet di Docker le operazioni vengono salvate, e rese disponibili per essere completate in un secondo momento.

Una volta sistemati tutti gli orari sul foglio presenze con Docker, è possibile esportarlo in un formato compatibile con il software paghe. A seguito dell’importazione, si può immediatamente procedere all’elaborazione delle relative buste paga.

Consiglio 2: nella scelta della piattaforma HR fai attenzione alla facilità di uso

Una delle principali preoccupazioni quando si implementa un nuovo sistema o una nuova tecnologia in un’azienda è la facilità d’uso. Se un sistema è troppo complicato o non intuitivo, può portare a errori, inefficienze e frustrazioni che molto spesso si esprimono in carenza di produzione.

Con una piattaforma HR la preoccupazione raddoppia specialmente per tutte quelle aziende dove la gran parte della forza lavoro sono maestranze meno abituate all’utilizzo di sistemi informatici. 

Fortunatamente, le piattaforme HR moderne sono state progettate con l’usabilità in mente, rendendo più semplici e dirette le operazioni quotidiane di gestione delle risorse umane.

Una caratteristica distintiva di una piattaforma HR moderna come Docker è lo studio fatto sull’interfaccia utente, al fine di renderla immediatamente comprensibile. Il concetto che abbiamo utilizzato alla base dello sviluppo di Docker è less is more andandoci ad ispirare, per l’interfaccia grafica, ai colossi del web, in modo da restituire da subito un ambiente familiare e facilmente comprensibile.

Inoltre Docker non richiede alcuna installazione di app che appesantiscono la memoria del telefono, il che la rende estremamente fluida anche sui dispositivi più datati.

Nonostante la sua semplicità Docker consente accesso mobile da qualunque dispositivo connesso alla rete, permettendo ai dipendenti e ai responsabili risorse umane di accedere a informazioni e funzionalità HR da qualsiasi luogo.

Tutta questa flessibilità può semplificare una serie di attività, come la richiesta di ferie, la visualizzazione delle buste paga e delle comunicazioni la partecipazione alla formazione e molto altro.

Consiglio 3: automazione dei processi

L’automazione e semplificazione dei processi è una delle principali ragioni per adottare una piattaforma HR. Nel settore delle risorse umane, ci sono numerosi compiti manuali e ripetitivi che richiedono tempo e risorse significative. Molto spesso si tratta di dover trascrivere su un foglio excel gli orari di lavoro per fare tutti i propri calcoli e poi passarlo al consulente del lavoro. 

Tutti questi passaggi con una piattaforma HR di qualità sono superflui.

Docker ad esempio ti consente di raccogliere le presenze con la timbratura geolocalizzata, elaborarle nel timesheet di Docker ancora più facilmente di come faresti con excel, ed esportarle in excel per calcoli amministrativi e nel formato adatto al software paghe per l’elaborazione delle buste paga.

Ma non è tutto, perché una piattaforma HR, o software di gestione risorse umane, è progettata per automatizzare molti altri processi. Ad esempio, può tracciare automaticamente le ore lavorative dei dipendenti e gli eventuali straordinari, associare un giustificativo ad una richiesta compensando la differenza oraria, gestire le richieste di ferie e monitorare.

Tutto questo non solo riduce il rischio di errori umani, ma libera anche il personale HR per concentrarsi su attività più strategiche, come ad esempio la stesura di politiche di incentivazione del personale.