Timbrature dipendenti: cosa sono, leggi e migliori soluzioni

Le timbrature dei dipendenti oggi, per una gran parte delle aziende, hanno assunto un carattere di ordinarietà e rappresentano una componente fondamentale nel monitoraggio del lavoro per le aziende moderne. Se stai cercando di approfondire la tematica relativa alle timbrature dei dipendenti, ricercando metodi innovativi per tracciare l’inizio e la fine dell’orari di lavoro dei tuoi collaboratori, sei nel posto giusto!

In questo articolo approfondiremo il processo relativo alle timbrature dei dipendenti, partendo dalle metodologie oggi più in voga ed esplorando il relativo quadro normativo, ed infine vedremo come la digitalizzazione può rendere questo processo il più fluido e accurato possibile.

Timbrature badge: sistemi e metodologie per le timbrature dipendenti

Non ti annoieremo con la storia della timbratura dei dipendenti al lavoro, ma per stuzzicare la tua curiosità ti diciamo solo che no, non è una pratica moderna! Addirittura i primi marcatempo risalgono alla fine dell’800 e, se ti abbiamo alimentato la curiosità, ti rimandiamo ad un nostro articolo in cui parliamo del badge lavoro e della sua storia fino all’epoca moderna.

Tornando alla nostra epoca, grazie alla digitalizzazione le timbrature dei dipendenti hanno subito una significativa evoluzione, passando dai tradizionali cartellini di presenza ad apparentemente semplicissime soluzioni digitali che in verità sono estremamente sofisticate e promettono, non solo maggiore efficienza, ma anche una gestione del tempo di lavoro più trasparente e accurata.

Come abbiamo già accennato nel nostro precedente articolo citato nelle righe precedenti, l’introduzione delle timbrature si è resa indispensabile con l’espandersi dell’industrializzazione perché le aziende avevano sempre maggiori necessità di ottimizzare la tracciatura degli orari di lavoro al fine di ottimizzare le paghe dei dipendenti ed i costi di produzione. Analogamente oggi, i moderni sistemi per le timbrature dei dipendenti rappresentano un punto di svolta nella rilevazione delle presenze in azienda, offrendo un metodo più semplice rispetto al passato, ma anche più immediato e sicuro per registrare l’orario di ingresso e uscita dei dipendenti.

Oggi possiamo trovare sistemi di timbratura badge che sfruttano tecnologie avanzate come RFID (Radio-Frequency Identification) o NFC (Near Field Communication), che permettono una lettura senza contatto del badge del dipendente, riducendo così le possibilità di errore e manipolazione dei dati. Si stanno sempre facendo più avanti soluzioni completamente digitali come Docker, che consentono di gestire le timbrature dei dipendenti direttamente da smartphone, rendendo l’azienda indipendente dall’acquisto e dall’eventuale manutenzione di hardware, migliorando sensibilmente i processi di rilevazione presenze dei dipendenti.

Le soluzioni moderne come Docker inoltre racchiudono un ulteriore vantaggio. Parliamo infatti di soluzioni che non permettono solo di effettuare le timbrature dei dipendenti, ma permettono all’azienda di gestire l’archiviazione dei documenti dei dipendenti, la gestione di richieste di ferie e permessi, la gestione di comunicazioni e bacheca aziendale digitale, insomma sono strumenti che digitalizzano completamente il rapporto azienda lavoratore, portando ulteriori vantaggi oltre alle timbrature.

Ritornando alle timbrature dei dipendenti, lo scopo principale è di fornire report dettagliati sull’orario di lavoro, le pause, gli straordinari e le assenze, facilitando notevolmente il compito del Risorse Umane nel calcolare stipendi, ferie e permessi della propria forza lavoro.

Timbrature dipendenti: regole e norme di riferimento

Come abbiamo potuto vedere nelle righe precedenti le timbrature dei dipendenti hanno una storia ormai secolare per cui, è facile dedurre, sono state soggette a numerose attenzioni da parte del legislatore. La timbratura perciò non è solo un semplice atto amministrativo e di controllo di gestione, ma si inserisce in un quadro normativo ben definito che tutela tanto il datore di lavoro quanto il dipendente, garantendo ad entrambi trasparenza e precisione nella registrazione dell’orario di lavoro e quindi nel riconoscimento del salario da riconoscere al lavoratore.

Con la sensibilità sviluppata con il tempo in merito alla privacy ed al rispetto dell’individuo, la normativa vigente in materia di timbrature dei dipendenti cerca di bilanciare l’esigenza delle aziende con la tutela della privacy e dei diritti dei lavoratori. In questo ambito perciò, diverse sono le leggi e i regolamenti da tenere in considerazione.

Come messo in evidenza nel nostro articolo in cui parlavamo dell’obbligo di timbratura del cartellino, la sentenza C-55/18 della Corte di Giustizia Europea datata 14 maggio 2019, sottolinea l’importanza per le aziende di dotarsi di un sistema di rilevazione delle presenze per assicurare una corretta valutazione delle ore lavorate e degli straordinari al fine di garantire un salario equo ai propri dipendenti.

Per quanto concerne la privacy, fondamentale tenere in considerazione la Legge n. 675/1996 per mezzo della quale il Garante precisa che le condizioni essenziali per le timbrature dei dipendenti siano il tenere informati i dipendenti sui sistemi e le tecnologie in uso per la rilevazione presenze, trattare i dati in modo lecito e custodirli con la massima sicurezza.

Le timbrature dipendenti con Docker, come funzionano e quali sono i vantaggi?

Docker è una moderna piattaforma HR per la gestione di tutti i processi legati alle Risorse Umane includendo, tre le tante funzionalità anche le timbrature dei dipendenti tramite il modulo rilevazione presenze.

Le timbrature di Docker sono il miglior compromesso tra sicurezza e rispetto della privacy per il lavoratore ed efficienza per l’azienda. Infatti la rilevazione presenze di Docker permette di raccogliere le timbrature dei dipendenti direttamente dal proprio smartphone, rendendo l’operazione di timbrare il cartellino un processo del tutto semplice e comune come accedere ad un social.

Docker consente di gestire le timbrature nelle modalità più diverse, adattandosi alla perfezione alle policy dell’azienda. Se da un lato infatti vi sono aziende che hanno dipendenti che possono timbrare solo in una sede specifica, dall’altra vi sono aziende o specifiche figure professionali che non hanno obbligo di timbratura, in entrambi i casi Docker permette di configurare le timbrature secondo le specifiche esigenze. Nel primo caso, quello dei dipendenti che possono timbrare solo in una specifica sede Docker, nel momento della timbratura, rileva la posizione del dipendente confrontandola con quella della sede, se le due posizioni si equivalgono Docker permetterà di timbrare il cartellino presenze digitale del dipendente.

Se vuoi approfondire le timbrature dei dipendenti di Docker ti invitiamo ad attivare una prova gratuita, un nostro consulente tecnico ti dedicherà volentieri un’ora del suo tempo per illustrarti la rilevazione presenze digitale di Docker!

Domande frequenti sulla timbratura dipendenti

A cosa serve timbrare il cartellino?

Timbrare il cartellino serve a registrare l’orario di inizio e fine lavoro dei dipendenti. Le timbrature sono utili a garantire un conteggio preciso delle ore lavorate, inclusi eventuali straordinari. La gestione delle presenze attraverso le timbrature, promuove una gestione trasparente e equa delle presenze, ed è quindi essenziale da un lato per la corretta elaborazione dei salari e, dall’altro per il rispetto delle normative sul lavoro. La timbratura offre, inoltre, dati fondamentali per l’analisi della produttività e la pianificazione delle risorse umane, contribuendo all’ottimizzazione dei processi aziendali.

Che succede se non timbro il cartellino?

Può capitare che per una distrazione o per un problema tecnico non sia possibile timbrare il cartellino, in questo caso il primo consiglio che possiamo dare è contattare subito la direzione aziendale e segnalare l’accaduto. Docker permette di creare un canale di comunicazione per la gestione delle mancate timbrature, in questo caso sia l’azienda che il lavoratore sono più tutelati in caso di tali eventi.

Chi controlla le timbrature?

Le timbrature dei dipendenti sono generalmente controllate dal reparto risorse umane o da un responsabile di un team di lavoro, questo può variare in base alle dimensioni dell’azienda e, nelle realtà più piccole, non è escluso che le timbrature siano controllate direttamente dal datore di lavoro.

Come funzionano le timbrature al lavoro?

Le timbrature dei dipendenti si possono gestire con metodologie diverse, dal badge elettronico all’app rilevazione presenze come Docker. Mentre i metodi più tradizionali, come il badge ad esempio, richiedono un hardware installato in ogni sede mediante il quale il dipendente segnala i propri orari con il badge timbratura personale, le moderne app come Docker permettono al dipendente di timbrare direttamente dal proprio smartphone, rendendo la timbratura ancora più semplice, economica ed efficace.