La geolocalizzazione è entrata di diritto nell’elenco delle funzionalità standard di ogni app, sia nel mondo Apple quanto in quello Android. Stiamo assistendo allo stesso trend anche nell’ambito della gestione del personale. Sempre più aziende infatti stanno adottando app geolocalizzazione timbratura per tracciare le presenze dei propri dipendenti.

Grazie a queste applicazioni, infatti, è possibile rilevare l’orario di entrata ed uscita, la sede di timbratura, e verificare la loro presenza in ufficio o sul luogo di lavoro.

Ma come funzionano le app geolocalizzazione timbratura?

E soprattutto, sono in grado di rispettare la privacy dei lavoratori?

Innanzitutto, bisogna precisare che l’utilizzo di queste applicazioni deve avvenire nel rispetto della privacy dei dipendenti e le informazioni raccolte tramite la geolocalizzazione devono essere trattate nel pieno rispetto delle normative sulla protezione dei dati personali.

App geolocalizzazione timbratura: come funziona

La timbratura geolocalizzata è, in buona sostanza, un sistema di controllo presenze che sfrutta, al posto del classico timbratore, un’applicazione che tramite geolocalizzazione riesce a registrare la posizione di ingresso ed uscita dei dipendenti dal luogo di lavoro.

Ma come funziona esattamente?

Innanzitutto, l’azienda deve dotarsi di uno specifico software di gestione presenze che supporti la geolocalizzazione. I dipendenti dovranno quindi scaricare l’applicazione sul proprio smartphone e attivare la geolocalizzazione. A questo punto il dipendente, una volta arrivato in ufficio, dovrà aprire l’applicazione ed effettuare l’operazione di timbratura, naturalmente autorizzando l’app geolocalizzazione timbratura ad accedere alla posizione. L’applicazione catturerà la posizione GPS del dipendente e trasmetterà al software un pacchetto di informazioni contenente identificativo del dipendente, orario di timbratura e posizione al momento della timbratura.

La stessa operazione andrà ripetuta al termine della giornata lavorativa.

Il software di gestione presenze raccoglierà tutte le informazioni provenienti dall’app geolocalizzazione timbratura dei dipendenti e le utilizzerà per elaborare il foglio presenze di ogni singolo lavoratore.

Come puoi ben comprendere la timbratura geolocalizzata semplifica oltremodo il controllo delle presenze dei dipendenti e consente di gestire le paghe in modo efficiente e con tempi decisamente ridotti.

Il Parere del Garante della privacy su timbratura geolocalizzata

Il Garante della Privacy, l’autorità che in Italia tutela i diritti in fatto di privacy, ha espresso il proprio parere sulle app geolocalizzazione timbratura dei dipendenti con la newsletter del 10 ottobre 2016. In particolare, il Garante ha chiarito la possibilità da parte dell’azienda di adottare sistemi per la timbratura geolocalizzata, a patto che l’impiego di questo tipo di tecnologia avvenga in modo trasparente e nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Il Garante ha concesso quindi l’autorizzazione da parte delle aziende di utilizzare applicazioni per la raccolta dei dati relativi alla timbratura geolocalizzata, a condizione che:

1. durante l’utilizzo di un’app geolocalizzazione timbratura, nel momento in cui si stanno raccogliendo dati sulla posizione, è fondamentale che sull’apparecchio mobile del lavoratore sia chiaramente visibile un’icona rappresentativa;
2. dopo aver collegato le coordinate geografiche della sede di lavoro alla posizione del lavoratore, il sistema sarà autorizzato a conservare solo le informazioni relative alla sede di lavoro, come la data e l’orario della “timbratura” virtuale. Al contempo, il dato relativo alla posizione del lavoratore dovrà essere cancellato;
3. non è consentita la raccolta di ulteriori dati presenti sullo smartphone, nemmeno in modo accidentale;
4. infine, cosa che spesso le aziende che sviluppano questa tipologia di app non dicono, il lavoratore ha il diritto di rifiutarsi di installare l’applicazione;

Nel rispetto del principio che non dimentichiamo mai di citare, ovvero quello di comunicare con i dipendenti infondendo apertura e disponibilità al dialogo, è importante che i dipendenti vengano informati sull’utilizzo di questa tecnologia e sulle finalità per cui viene impiegata.

Sulla base delle disposizioni del Garante, è evidente inoltre che la geolocalizzazione deve essere utilizzata solo per le finalità previste e non può essere impiegata per altri scopi, come ad esempio il controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti, sia nell’orario di lavoro che al di fuori.

La timbratura geolocalizzata in Docker: come funziona

Iniziamo con il dire che Docker è un’app geolocalizzazione timbratura non è un localizzatore di persone! Docker è nato dopo l’entrata in vigore del GDPR, e per tale motivo è stato progettato e concepito secondo il modello privacy by design. Docker quindi garantisce che le procedure di timbratura sono in linea con le prescrizioni del Garante della Privacy, ma come funziona esattamente la timbratura geolocalizzata di Docker?

Innanzitutto, cosa molto importante, Docker non è un app nativa scaricabile dallo store, ma una PWA accessibile dal browser di sistema. Questa è una scelta che abbiamo fatto per una serie vantaggi in tema di fruibilità e garanzia della privacy: partiamo col dire che Docker raccoglie la posizione solo al momento della timbratura, e non è una rilevazione della posizione continuativa. Accedendo a Docker dal browser si ha la massima certezza che una volta chiusa la scheda l’app non sarà più in grado di tracciare il dipendente, nemmeno accidentalmente. La posizione inoltre può essere abilitata solo dal lavoratore, gli amministratori non hanno possibilità di manipolare tale funzione.

Fatta questa doverosa premessa, passiamo a vedere come funziona la timbratura geolocalizzata di Docker. Il lavoratore, aprendo Docker la prima cosa che vede è un tastone con scritto “entra” o “esci”, cliccando sul pulsante il dipendente autorizza Docker a rilevare la posizione e l’orario per confrontarlo con le posizioni delle sedi e dei turni di lavoro. Dopo il confronto Docker salverà l’orario di timbratura e la sede in cui è stata effettuata la timbratura senza salvarne le coordinate.

Molto utile per le aziende che hanno dipendenti che lavorano da remoto o che si spostano frequentemente su diverse sedi. Grazie alla geolocalizzazione, Docker consente di possibile registrare l’orario di entrata e di uscita del dipendente in modo preciso, affidabile e sicuro.

Come fa Docker a capire su quale sede ha timbrato il dipendente? Docker sfrutta la tecnologia del geofencing, letteralmente “confine geografico”, tramite la quale crea un recinto virtuale attorno ad una coordinata geografica. Se la timbratura rientra in questo confine, l’applicazione riconosce la timbratura all’interno della sede, altrimenti viene segnalata come “fuori sede”.

App geolocalizzazione delle timbrature: i vantaggi di Docker

L’utilizzo di un app geolocalizzazione timbratura rappresenta una grande opportunità per le aziende che vogliono ottimizzare la gestione del personale e migliorare l’efficienza del lavoro. La timbratura infatti è una di quelle operazioni, rientranti nella sfera dei processi di digitalizzazione, in grado di eliminare le classiche timbrature cartacee e, molto spesso verbali, e semplificare la gestione delle presenze dei dipendenti.

Tuttavia, come abbiamo detto in precedenza, è importante che le aziende utilizzino queste applicazioni in modo responsabile e trasparente, informando i dipendenti sull’utilizzo delle stesse e garantendo la protezione dei dati personali. Docker in questo offre un grande aiuto, grazie al supporto erogato in fase di attivazione da un Project Manager dedicato, per le aziende che vorranno affrontare la transizione alla timbratura geolocalizzata con la massima consapevolezza ed attenzione.

Infine, non è da trascurare il fatto che l’utilizzo di Docker non impone l’installazione sugli smartphone dei dipendenti di pesanti app scaricate dallo store. Questa caratteristica consente di rompere il muro di diffidenza tipico di ogni individuo rispetto ad una novità tecnologica e, allo stesso tempo, consentire anche a chi è dotato di smartphone più vecchi e con poca memoria disponibile, di digitalizzare le proprie timbrature con geolocalizzazione.

Oltre a tutti questi vantaggi come app geolocalizzazione timbratura, Docker offre tutta una serie di vantaggi per l’azienda e per il lavoratore:

• digitalizzazione di tutti i processi comunicativi, in grado di ottimizzare la tracciatura delle comunicazione e migliorare il rapporto con i lavoratori grazie a politiche di trasparenza;
• distribuzione ed archiviazione automatica delle buste paga in click, a tutto vantaggio dell’azienda che avrà dei processi decisamente più snelli, ma anche ai lavoratori che in ogni momento troveranno tutti i propri documenti lavorativi a portata di app;
• gestione dei processi di assegnazione e distribuzione delle dotazioni aziendali per tracciare tutti i DPI ed i benefit concessi dall’azienda ai lavoratori;
• digitalizzazione dei processi di richiesta di ferie e permessi, anche questo strumento in grado di agevolare il lavoro delle risorse umane ed aumentare il livello di comunicazione e trasparenza con i lavoratori.