A cosa serve una riunione di lavoro, e perché può influire la produttività aziendale dei dipendenti

Dopo una riunione di lavoro quante volte ti sei chiesto il motivo della riunione, oppure hai sperato di non essere più chiamato a riunioni simili. In caso ti sei trovato in queste condizioni probabilmente hai partecipato a riunioni di lavoro mal organizzate, o semplicemente mal gestite.

Chiaramente il tema riunione aziendale è controverso e dibattuto tra chi sostiene siano fondamentali per coordinare al meglio i collaboratori e chi, dall’altra parte le ritiene un’inutile perdita di tempo. Ti diamo subito un piccolo spoiler su quanto potrai leggere: la verità sta nel mezzo!

Una riunione di lavoro sostanzialmente è uno strumento per coordinare più collaboratori, verso un’unica direzione che, nel più dei casi, corrisponde allo scopo dell’azienda. Quindi, nel momento in cui i diversi attori di un progetto aziendale ricevono la stessa informazione, nello stesso momento, condividendone anche le varie opinioni, si sta dando del valore aggiunto a quel tempo che è stato speso nella riunione di lavoro, tempo che, come ben sappiamo, dovrà essere tramutato in produttività aziendale.

Abbiamo quindi citato due cardini del successo di una qualsiasi azienda: il tempo e la produttività. Questo ci fa facilmente capire quanto una riunione sia un investimento per l’azienda, in termini di tempo, per incrementare la produttività aziendale.

Detto ciò è chiaro che la riunione aziendale stessa è un processo che va ottimizzato, perché la stessa riunione di lavoro, che aveva lo scopo di migliorare la produttività, si può trasformare in una falla in termini di produttività aziendale.

Le possibili tipologie di riunione di lavoro che puoi organizzare

Per fare una prima distinzione, volta anche a semplificare i concetti, possiamo distinguere le riunioni secondo due macrocategorie: le riunioni formali e le riunioni informali.

Partiamo subito dalle riunioni formali perché sono anche quelle meno discutibili sotto l’aspetto dell’organizzazione e del loro svolgimento. Sono riunioni formali tutte quelle riunioni che coinvolgono un limitato numero di partecipanti e che si devono attenere ad un rigoroso ordine del giorno. Molto spesso in questo tipo di riunioni, al fine di poter discutere ogni argomentazione all’ordine del giorno, sono anche gestite in maniera molto rigida sotto l’aspetto degli interventi.

Le riunioni informali sono invece tutte quelle riunioni che possono trattare argomenti specifici come progetti, definire piani di azione, o valutare stati di avanzamento di attività:

Riunioni di Aggiornamento: questa tipologia di riunioni aziendali ha lo scopo principale di mantenere il team di lavoro sincronizzato e completamente allineato a livello di informazioni. Le riunioni di aggiornamento principalmente si vanno a tenere per gli sviluppi dei progetti, garantendo che tutti gli attori del progetto siano consapevoli dei progressi fatti ed abbiano bene in mente i prossimi passi da seguire. Nelle riunioni aziendali di aggiornamento il relatore della riunione deve avere forte capacità di preservare la coerenza e l’efficacia del flusso di informazioni.

Riunioni Decisionali: cardini della gestione aziendale, le riunioni di lavoro decisionali coinvolgono manager e figure decisionali con lo scopo di valutare ed intraprendere scelte critiche che influenzeranno il corso dell’azienda. L’efficacia delle riunioni di lavoro decisionali si può misurare solo con il tempo valutando la qualità delle decisioni prese, che devono essere gestite, nell’ambito della riunione con calma, freddezza ed una comunicazione quanto più chiara e trasparente.

Riunioni di Problem Solving: difficilmente programmabili per la natura dell’oggetto stesso della riunione, le riunioni aziendali di problem solving sono indirizzate alla gestione di sfide specifiche, spesso nuove ed impreviste, nell’ambito delle quali l’unione di menti capaci permette per trovare soluzioni creative e pratiche ai problemi emergenti. In questo tipo di riunioni è necessario il massimo approccio collaborativo, quasi come se i partecipanti dovessero fondere le proprie capacità intellettive per creare una super mente unica capace di risolvere ostacoli e migliorare le performance aziendali.

Incontri di Team Building: probabilmente le riunioni di lavoro di team building sono quelle in cui l’argomento specifico è apparentemente più distante dalle tematiche aziendali, queste riunioni infatti puntano principalmente a rafforzare i legami e la fiducia all’interno dei team di lavoro.

Riunioni di Brainstorming: nelle riunioni di brainstorming si punta diritti all’innovazione. Questa tipologia di riunione aziendale incoraggia la libera espressione di pensieri e proposte ed il meeting in sostanza ha l’obiettivo di stimolare un pensiero creativo, che si possa tradurre in nuovi progetti, soluzioni innovative, o revamping di processi e soluzioni già attive da anni con il fine ultimo  di incrementare dinamismo e la crescita dell’azienda.

Linee guida per organizzare una riunione di lavoro di successo

Una riunione di successo è una riunione aziendale in cui si sono raggiunti gli obiettivi che erano all’oggetto della riunione ma, essendo un incontro tra persone, la riunione di lavoro efficace deve anche poter portare in sé quella componente psicologica in grado di stimolare positivamente i partecipanti. La componente psicologica però dovrebbe essere il tuo primo obiettivo perché saper entrare nella mente dei partecipanti di una riunione di lavoro, coinvolgendoli e stimolando il loro interesse ti renderà ancora più facile il raggiungimento dello scopo principale della riunione.

Detto ciò di seguito analizziamo delle linee guida fondamentali che possono fare la differenza tra una riunione di lavoro deludente ed una che lascia un segno positivo nell’efficienza e nel morale del team.

Stabilire chiaramente orari e durata: come sottolineato da Desmond Leach della Leeds University Business School, definire con precisione l’orario di inizio e di fine di una riunione è di fondamentale importanza. Un tale approccio da un lato è in grado di promuove la puntualità, impedisce che la riunione si protragga inutilmente e riduce lo stato di ansia dei partecipanti che, in questo modo, saranno più predisposti alla partecipazione. La precisione degli orari aiuta a mantenere l’attenzione focalizzata sugli obiettivi della riunione, evitando divagazioni dovute da impegni che seguono la riunione ed ottimizzando il tempo a disposizione.

Definisci un ordine del giorno chiaro e condiviso: sarebbe opportuno che prima ancora di convocare la riunione, stabilisca con precisione gli argomenti che saranno discussi. Per quanto ti possa sembrare ovvio e magari anche inutile, questa pratica è spesso trascurata, portando a riunioni che vagano senza una direzione chiara e piene zeppe di incertezze e dimenticanze. In secondo luogo la condivisione dell’ordine del giorno della riunione di lavoro, anche se non condiviso in ogni minimo dettaglio, consente di ridurre lo stress dei partecipanti che potranno prepararsi al meglio alla riunione aziendale, e ti permetterà di ottimizzare i tempi e raggiungere gli obiettivi più facilmente.

Seleziona con cura i partecipanti: invitare alla riunione uno stretto numero di partecipanti selezionati tra coloro che sono direttamente interessati o che possono offrire un contributo significativo alla riunione aziendale. In questo modo hai la certezza che che ogni partecipante sia attivamente coinvolto ed interessato agli argomenti della riunione, ed eviti perdite di tempo per coloro che non sono pertinenti alla discussione in corso. 

Promuovi un ambiente partecipativo: una riunione non è il tuo monologo, dovrai garantire che ogni voce venga ascoltata per trasformare la riunione di lavoro in un dialogo costruttivo. Incoraggiare la partecipazione attiva, magari alternando il leader della riunione per evidenziare diversi stili di gestione e approcci, può rivelarsi una strategia vincente per mantenere alto il livello di attenzione e per valorizzare le competenze di tutti i membri del team.

Sfrutta la tecnologia a tuo favore: gli strumenti digitali possono rappresentare un alleato prezioso per la tua riunione di lavoro. Ad esempio convocare la riunione attraverso una comunicazione con allegati e descrizione dell’ordine del giorno fatta con Docker, o utilizzare a software per videoconferenze che permettono la partecipazione da remoto, ti permette di alleggerire lo stress dei partecipanti.

Cosa evitare nelle tue riunioni di lavoro

Quante volte una riunione aziendale si è trasformato in un incubo dal quale non riuscivi a svegliarti! Sappi che gli elementi che rendono la riunione di lavoro una inutile perdita di tempo sono proprio quegli elementi che rompono il canale psicologico tra te ed i partecipanti. Per citarti alcuni punti:

• presentarti alla riunione senza l’ordine del giorno, vagando da un argomento all’altro tra i partecipanti completamente persi e senza argomenti a supporto;
• presentarti tardi alla riunione aziendale sconvolgendo le agende dei partecipanti che, a questo punto non vedranno l’ora che la riunione di lavoro finisca;
• non porti un orario di fine, idem come sopra;
• non verbalizzare o appuntarti le decisioni intraprese durante la riunione di lavoro con il rischio di dover ripetere gli stessi argomenti alla prossima;
• quindi non leggere e ripartire dal verbale della riunione precedente;

Domande frequenti sulle riunioni di lavoro

Che tipi di riunione esistono?

In sostanza esistono riunioni di aggiornamento per tenere al corrente i membri sullo stato di avanzamento di un processo, riunioni decisionali per intraprendere decisioni strategiche per l’azienda, riunioni di problem solving per affrontare e risolvere problemi ed imprevisti, meeting di team building per rafforzare legami all’interno dei team di lavoro, e riunioni di brainstorming per sviluppare creatività e nuove idee per l’azienda.

Che cosa è una riunione aziendale e cosa deve comprendere?

Una riunione di lavoro è un incontro tra membri ben selezionati di un’azienda che, diretti dal relatore, discutono dell’ordine del giorno della stessa. Per avere successo una riunione di lavoro deve avere un ordine del giorno, una durata ben stabilita e deve poter dar voce equamente a tutti i partecipanti.

Chi dirige una riunione?

Solitamente chi guida un’azienda o un progetto specifico, chi deve comunicare novità o aggiornamenti ai partecipanti, o chi ha rilevato una problematica nei processi dell’azienda ed indice la riunione per poterli affrontare insieme ad un team selezionato in grado di aiutarlo a risolverli.

Come fare un buon meeting?

Per un buon meeting è necessario avere gli argomenti preparati prima della riunione di lavoro, essere puntuali e rispettosi degli impegni dei partecipanti, ed essere in grado di creare un filo conduttore con i meeting precedenti in modo tale da stimolare l’attenzione dei partecipanti in ultimo ma non per importanza, è fondamentale appuntare tutto ciò che è emerso per poter valutare meglio la qualità del meeting e poter usare il verbale come punto di partenza per la prossima riunione.