Obbligo timbratura cartellino: da una legge un’opportunità

Nel 2019 una sentenza emessa dalla Corte di Giustizia Europea ha segnato un momento di svolta per la gestione delle risorse umane ed il monitoraggio del tempo di lavoro introducendo l’obbligo timbratura cartellino. Le sentenza è scaturita a seguito di una controversia tra la Deutsche Bank e un sindacato spagnolo, la Corte ha stabilito che ogni organizzazione aziendale, indipendentemente dalla sua dimensione ed al numero di dipendenti in forza, ha l’obbligo di adottare un sistema affidabile, oggettivo e trasparente per tracciare l’orario di lavoro dei propri collaboratori tramite un sistema di rilevazione presenze.

La sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019 ha quindi avuto implicazioni di vasta portata per tutte le imprese, inclusi le PMI e i titolari di partita IVA con dipendenti. Infatti se nelle strutture più importanti timbrare il cartellino è una prassi praticamente comune, ora tutte le organizzazioni sono tenute a implementare un sistema di timbratura cartellino per la rilevazione presenze nei luoghi di lavoro, anche in quelle organizzazioni in cui le dimensioni ridotte non rendevano necessaria tale procedura.

Questo cambiamento legislativo in prima battuta può apparire come l’ennesima legge che introduce ulteriori aggravi e costi per i datori di lavoro, ma in realtà apre la strada a nuove opportunità. Facendo l’esempio più comune la digitalizzazione e l’automazione dei processi legati alla timbratura cartellino può semplificare le operazioni più ripetitive e migliorare efficienza e precisione delle informazioni.

La piattaforma HR Docker, in particolare, ha tutto il potenziale di rivoluzionare la gestione delle risorse umane digitalizzando, con strumenti semplici e potenti, tutti i processi correlati e garantendo al tempo stesso il rispetto di questo obbligo di legge.

Quando c’è l’obbligo di timbratura cartellino presenze?

L’obbligo di timbratura del cartellino è stato introdotto per tutti gli stati membri dell’Unione Europea in seguito alla sentenza C-55/18 del 2019. Questo obbligo si va ad applicare a tutte le organizzazioni aziendali, indipendentemente dalla loro dimensione, comprese le piccole e medie imprese e i titolari di partita IVA con dipendenti.

In particolare l’obbligo verte sulla necessità di disporre di un sistema di timbratura cartellino affidabile, oggettivo e trasparente per registrare l’orario di lavoro quotidiano, settimanale e mensile di ciascun dipendente. Questa misura, scaturita a seguito di un contenzioso tra una banca ed un Sindacato spagnolo, è pensata principalmente per proteggere i diritti dei lavoratori, al tempo stesso però genera nuove opportunità per la digitalizzazione e l’automazione dei processi HR.

Obbligo timbratura cartellino: i requisiti per adempiere correttamente alla legge

Come abbiamo potuto vedere nelle righe precedenti l’obbligo di timbratura cartellino imposto dalla sentenza della Corte di Giustizia Europea C-55/18 del 2019 richiede fondamentalmente il rispetto di tre requisiti chiave: oggettività, affidabilità e accessibilità.

Sono questi i criteri in grado di garantire che il sistema di rilevazione presenze sia in grado di fornire le informazioni necessarie senza implicazioni negative per l’azienda e per i dipendenti.

Per ottemperare a tali obblighi è necessario che la registrazione dei dati avvenga in tempo reale al momento della timbratura, e l’orario registrato dal dispositivo non può essere alterato in alcun modo. Questo garantisce l’oggettività e l’affidabilità dei dati raccolti.

La legge non impone un preciso strumento di rilevazione presenze, ma prevede la possibilità di effettuare la timbratura cartellino anche tramite smartphone, offrendo la possibilità di semplificare per le aziende la gestione della timbratura cartellino, soprattutto per quelle situazioni in mobilità. In questo caso una soluzione come Docker agevola molto la timbratura cartellino e la sicurezza dei dati raccolti.

Parlando di timbrature Docker è una soluzione molto apprezzata dai dipendenti in quanto non necessita di alcuna installazione sullo smartphone. Allo stesso tempo, aumenta la precisione della timbratura cartellino utilizzando i sensori GPS per rilevare la posizione del dipendente: dopo aver ricevuto la posizione, Docker la confronta con i luoghi di lavoro dell’azienda, identificando accuratamente la sede di timbratura del cartellino.

Infine, oltre agli obblighi della Corte di Giustizia europea è di fondamentale importanza selezionare la soluzione di timbratura cartellino che garantisca anche la conformità alle normative sulla privacy. 

Obbligo timbratura cartellino: come una legge può diventare un’opportunità per le aziende

Oggi che la timbratura cartellino è un obbligo di legge è fondamentale sapere che oltre alla rilevazione presenze sul luogo di lavoro, una piattaforma HR come Docker, in grado di assolvere questo compito, ti permette di coprire tutti i processi HR più ripetitivi e sensibili, incrementando la precisione delle informazioni trattate e riducendo le attività più ripetitive.

Docker ti consente infatti di gestire i processi di richiesta ferie e permessi fino alla loro approvazione che, insieme alla timbratura cartellino geolocalizzata, ti consentono ti produrre un riepilogo presenze estremamente preciso e pronto per essere importato sul software paghe utilizzato dal consulente del lavoro.

Oltre a questi processi Docker ti consente di automatizzare la distribuzione buste paga con un semplice click! Ti basta infatti caricare il file contenente tutte le buste paga e Docker fa la magia, scomponendo il file per ogni singola busta paga, leggendo il destinatario della busta paga ed infine consegnando il cedolino al dipendente. Con Docker avrai modo di visualizzare chi ha scaricato e chi non ha scaricato la busta paga, sollevandoti dall’obbligo di firma per presa visione.

Domande frequenti sulla timbratura cartellino

Come funziona timbratura badge?

La timbratura badge è in buona sostanza un sistema di controllo che registra l’ingresso e l’uscita dei dipendenti da un luogo di lavoro. Il badge, che può essere una card magnetica, un tag RFID o un’applicazione accessibile da smartphone come Docker, rileva e registra l’ora esatta di timbratura, per i timbratori fisici l’azienda può identificare la sede in base al timbracartellini su cui è stata fatta la timbratura, mentre per i sistemi avanzati, come Docker, il luogo di timbratura viene rilevato tramite la posizioni indicata dai sensori GPS dello smartphone, l’applicazione confermerò la sede confrontando la posizione del dipendente al momento della timbratura con le coordinate delle sedi censite dall’azienda.

Come giustificare mancata timbratura?

La giustificazione di una mancata timbratura è una procedura che può variare a seconda delle politiche interne di un’organizzazione aziendale. Generalmente possiamo affermare che se un dipendente dimentica di timbrare il badge, dovrebbe informare immediatamente il suo superiore o il reparto risorse umane. In base alle politiche aziendali questa procedura potrebbe richiedere una semplice comunicazione verbale o una e-mail in cui si spiega l’errore e si forniscono dettagli più precisi sull’accaduto. Le aziende che utilizzano Docker invece preferiscono integrare una procedura gestita direttamente dall’app, grazie alla quale il dipendente può segnalare la mancata timbratura che viene messa in visione dai superiori, i quali infine potranno accettarla e sistemare l’orario di lavoro.

Come funziona la timbratura geolocalizzata?

La timbratura geolocalizzata combina semplicemente la tradizionale timbratura cartellino o con la tecnologia GPS. Quando un dipendente timbra l’ingresso o l’uscita sul proprio dispositivo, la posizione GPS viene raccolta dall’app ed utilizzata per individuare la sede di timbratura, confrontando le coordinate GPS della timbratura con quelle delle sedi censite sull’applicazione. Questo sistema fornisce, oltre ad una praticità superiore, un dato nettamente più accurato, specialmente per i lavoratori in mobilità o in telelavoro.