Nell’era della digitalizzazione le tecniche di management delle risorse umane (gestione HR) stanno subendo profondi cambiamenti e trasformazioni. Tali innovazioni possono spaziare da innovative piattaforme di e-learning a piattaforme HR, ed offrono tutta una serie di vantaggi significativi in termini di efficienza, produttività e coinvolgimento dei dipendenti. Tuttavia, implementare con successo questi cambiamenti nella tua azienda, può diventare una sfida non alla portata di tutti.

In questo articolo ti guideremo passo dopo passo nella digitalizzazione di tutti i processi di gestione risorse umane. 

Valutare le esigenze dell’azienda e stabilire gli obiettivi per migliorare l’organizzazione e gestione delle risorse umane

Come abbiamo detto sopra la digitalizzazione della gestione risorse umane può portare una numerosa serie di vantaggi alla tua azienda, ma prima di iniziare questo percorso è di fondamentale importanza che siano valutate le esigenze specifiche dell’organizzazione e stabilire tutti gli obiettivi che si vogliono raggiungere.

In questo articolo esamineremo come effettuare un’analisi delle attuali pratiche HR, come identificare le aree che necessitano di miglioramento e come definire gli obiettivi legati alla digitalizzazione della gestione risorse umane.

Il primo passo di questo lungo, ma praticamente obbligato, processo di analisi della gestione risorse umane consiste nell’andare a comprendere gli attuali processi HR in uso dall’azienda. Questa analisi permetterà di identificare i punti di forza degli attuali processi HR e le aree in cui è possibile apportare miglioramenti attraverso l’introduzione di soluzioni digitali. Ecco alcuni aspetti da considerare:

1. Processi di reclutamento e selezione: valuta l’efficienza e l’efficacia dei metodi attuali di ricerca e selezione del personale e valuta se una piattaforma HR possa migliorare questi processi.
2. Formazione e sviluppo: analizza l’attuale offerta formativa e considera se l’introduzione di un software risorse umane potrebbe aumentare la qualità e la disponibilità della formazione erogata dall’azienda.
3. Processi ordinari: analizza l’impatto della gestione ordinaria dei processi di gestione risorse umane (es. gestione richieste ferie e permessi, comunicazioni, distribuzione documenti e buste paga), valuta quanto questi processi impattano sull’operatività dell’ufficio HR o di chi in azienda si occupa di gestione risorse umane.
4. Gestione delle prestazioni: esamina i sistemi attuali di valutazione e monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti e valuta se l’utilizzo di strumenti digitali potrebbe semplificare e migliorare questi processi.

Una volta completata l’analisi delle pratiche HR in essere, è giunto il momento di identificare le aree che richiedono miglioramenti. Per questa analisi prendi in considerazione i seguenti fattori:

1. Efficienza: quali processi HR richiedono più tempo e risorse di quanto effettivamente dovrebbero? La digitalizzazione potrebbe aiutare a semplificare e velocizzare questi processi, riducendone i costi e migliorando la produttività complessiva.
2. Accuratezza: ci sono aree in cui le informazioni vengono gestite manualmente, aumentando in questo modo il rischio di errori ed incomprensioni tra i dipendenti? Ecco, in questo caso l’adozione di soluzioni digitali può migliorare l’accuratezza dei dati e ridurre il rischio di errori umani.
3. Coinvolgimento dei dipendenti: i dipendenti si sentono coinvolti e motivati? Bisogna essere consapevoli che la digitalizzazione della gestione risorse umane, se utilizzata nel modo sbagliato, può incrementare la separazione emotiva tra azienda e lavoratori ponendo degli strumenti che non aiutano ad avvicinare le persone, ma un’utilizzo consapevole e coinvolgente delle comunicazioni può invece migliorare la comunicazione e la collaborazione, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più coinvolgente e gratificante.

Infine è importante stabilire obiettivi chiari e misurabili per la digitalizzazione delle risorse umane. Questi obiettivi dovrebbero essere allineati alle esigenze dell’azienda ed alle aree di miglioramento identificate. Ecco alcuni esempi di obiettivi specifici che puoi applicare alla tua analisi:

1. Ridurre i tempi di reclutamento del 20% attraverso l’implementazione di strumenti di recruiting digitale.
2. Aumentare la partecipazione dei dipendenti alla formazione del 30% grazie all’introduzione.
3. Ridurre i costi di stampa ed i tempi di consegna delle buste paga.
4. Migliorare l’archiviazione dei documenti dei dipendenti.
5. Ottimizzare la gestione delle richieste di ferie e permessi.
6. Digitalizzare il foglio presenze per risparmiare tempo nel compilare le ore lavorate.

Selezionare le giuste tecnologie e strumenti digitali

Una volta che hai valutato le esigenze dell’azienda e definito gli obiettivi della digitalizzazione, il passo successivo è quello di ricercare e selezionare le giuste tecnologie e strumenti digitali. Questa scelta è cruciale per garantire il successo del tuo percorso verso la digitalizzazione della gestione delle risorse umane. Ecco come consigliamo di procedere in questa fase.

Cominciamo con il dire che esistono numerosi strumenti e tecnologie digitali che possono supportare e migliorare le pratiche HR. Tra questi le tipologie più diffuse sono:

1. Sistemi di gestione risorse umane (HRMS): Questi sistemi consentono di automatizzare e gestire in maniera efficiente vari processi HR, sono strumenti completi in grado di gestire i vari aspetti della gestione risorse umane, come la gestione dei tempi e turni di lavoro, la gestione di tutti i processi ordinari e molto altro.
2. Piattaforme di e-learning: Questi strumenti sono specifici per la formazione online, consentono ai dipendenti di apprendere nuove competenze o approfondire quelle esistenti in modo flessibile e personalizzato.
3. Soluzioni di HR Analytics: Queste soluzioni sono molto verticali e permettono di analizzare i dati HR per prendere decisioni e migliorare le strategie HR.
4. Strumenti di recruiting digitale: Questi strumenti sono specifici per gestire la fase di recruiting, sono in grado di semplificare e migliorare il processo di reclutamento rendendo l’attività più veloce e precisa.

Ogni azienda ha esigenze uniche che la differenziano da tutte le altre e, per questo, è fondamentale valutare attentamente le varie soluzioni digitali disponibili. Comincia con l’analizzare i punti di forza e di debolezza di ogni strumento, confrontandoli con le specifiche esigenze e gli obiettivi della tua azienda. Per gli obiettivi ti consigliamo caldamente di metterli in ordine di importanza per la tua azienda, in questo modo, potrai capire se ci sono degli obiettivi sacrificabili a fronte di risolvere quelli più sensibili.

Ad esempio, se gli obiettivi sono equamente ripartiti in tutti gli ambiti della gestione risorse umane, e l’azienda non ha ancora fatto il primo passo verso la digitalizzazione dei processi HR, un ottimo strumento per iniziare è un HRMS come Docker, all’interno del quale le risorse umane hanno tutti gli strumenti per la digitalizzazione di tutti i processi HR.

Infine sulla base dell’analisi delle esigenze e degli obiettivi aziendali è possibile poi selezionare ed aggiungere in un secondo momento tecnologie più specifiche. Ricorda che non è necessario implementare tutte le soluzioni digitali contemporaneamente! Infatti, mentre un HRMS come Docker ti permette di gestire ogni aspetto dalla gestione dei DPI alle scadenze dei corsi di formazione, uno strumento di e-learning potrebbe essere integrato in un secondo momento per rendere ancora più efficace e specifico l’ambito della formazione.

Creare un piano di implementazione dettagliato

Ora che tutte le esigenze e gli obiettivi sono chiari e le tecnologie sono ormai individuate, è giunto il momento di creare un piano di implementazione dettagliato. Questo piano ti permetterà di ridurre i possibili contrattempi e problematiche attraverso un processo di digitalizzazione della gestione risorse umane, organizzato e definito sotto ogni aspetto.

Il primo elemento del piano di implementazione riguarda la definizione dei tempi e delle tappe da fare per arrivare all’obiettivo. E’ importante stabilire una linea temporale realistica che includa ogni fase del processo: da un’analisi iniziale delle esigenze alla formazione finale dei dipendenti. Ricorda che la digitalizzazione è un processo che ai meno digitalizzati, o a chi si sente di subire una condizione più subordinata rispetto a prima, può risultare alquanto invasivo. La digitalizzazione è un processo che richiede tempo e attenzione ai dettagli ed una estrema sensibilità nell’introdurre l’argomento in un ambito delicato e sensibile come quello della gestione risorse umane.

Il successo del tuo processo di digitalizzazione dipende in gran parte dal coinvolgimento del team HR verso questa causa. Per questo motivo è fondamentale assegnare ai membri delle risorse umane responsabilità ed incarichi specifici. Facciamo un esempio pratico: una persona del team HR potrebbe essere incaricata di gestire l’implementazione del nuovo sistema HRMS, quindi tutte le attività di caricamento delle anagrafiche, dei turni e dei documenti, mentre un’altra potrebbe essere responsabile della formazione dei dipendenti sull’utilizzo del nuovo strumento.

In merito alla formazione ci teniamo a sensibilizzarti su un punto particolare. Una piattaforma HR è un sistema che apporta grandi vantaggi al servizio di gestione risorse umane, dall’altra parte però, come dicevamo sopra, dai dipendenti potrebbe essere percepito come uno strumento di controllo. Questo stato mentale porta nei dipendenti un certo livello di frustrazione e rigetto della piattaforma HR.

Sulla base della nostra esperienza ci sentiamo di porre particolare attenzione all’aspetto della comunicazione e della formazione. È importante far capire ai dipendenti che la piattaforma HR è un sistema che aiuta l’ufficio risorse umane, ma offre una serie di vantaggi anche ai dipendenti.

Noi, quando aiutiamo i nostri clienti ad implementare Docker, suggeriamo di evidenziare i vantaggi dei dipendenti utilizzando Docker in modo da addolcire la pillola in caso fosse necessario:

1. Stai facendo un finanziamento? Bene hai tutte le tue buste paga accessibili online.
2. Ti capita di dover chiedere verbalmente un giorno di ferie e poi il tuo responsabile se ne dimentica? Non c’è problema, con Docker è tutto scritto nero su bianco.
3. Vuoi verificare le tue timbrature passate? Semplice accedi allo storico delle presenze.

Infine, dopo che i dipendenti sono stati adeguatamente rassicurati, è cruciale prevedere un piano di formazione sull’uso della piattaforma HR. Dopo tutto stiamo parlando di uno strumento di collaborazione, ed in quanto tale sarà efficace solo se i dipendenti sanno come usarlo correttamente.

Il piano di formazione dovrebbe coprire tutti gli aspetti legati all’utilizzo dei nuovi strumenti: dall’accesso iniziale alle funzioni avanzate. Ricorda che la formazione è un processo continuo: i dipendenti potrebbero aver bisogno di sessioni di aggiornamento o di supporto continuo per risolvere eventuali problemi.

Per quest’ultimo aspetto ci sentiamo di consigliarti una piattaforma in cui durante l’implementazione sei costantemente seguito dal fornitore. In molti infatti ci hanno detto che prima di utilizzare Docker, avevano utilizzato una piattaforma in cui l’implementazione è gestita completamente self-service. In questo modo il rischio che si va a correre è quello di non utilizzare nel pieno delle funzionalità ogni modulo, oppure utilizzare gli strumenti della piattaforma HR in modo sbagliato.

Docker ad esempio è uno strumento molto semplice ed immediato, ma estremamente potente è configurabile. Per questo motivo per tutte le attività viene fornito al cliente un Project Manager dedicato per instradare al meglio l’azienda verso la digitalizzazione della gestione risorse umane.

In conclusione, con un piano ben definito la tua azienda sarà in grado di navigare con successo verso un futuro digitale, migliorando l’efficienza, la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti. E ricorda che noi siamo qui per supportarti in ogni fase del processo, offrendo consulenza e assistenza per garantire il successo della tua trasformazione digitale.

Assicurare il coinvolgimento e il supporto dei leader aziendali

Per garantire il successo del processo di digitalizzazione della gestione risorse umane, è essenziale, e di fondamentale importanza, assicurare sin da subito il coinvolgimento e il supporto dei leader aziendali.

Questo passo è cruciale per due motivi: innanzitutto, come dicevamo sopra, una piattaforma HR è uno strumento di collaborazione, per cui deve essere percepito ed utilizzato in maniera produttiva a partire dai dipendenti fino alla dirigenza; in secondo luogo in quanto leader essi svolgono un ruolo chiave nel promuovere il cambiamento all’interno dell’organizzazione e nel garantire che le risorse necessarie siano disponibili per portare avanti il progetto di digitalizzazione.

Per ottenere il supporto dei leader aziendali è importante comunicare chiaramente, e con la massima trasparenza, l’importanza della digitalizzazione nella gestione delle risorse umane. Spiega ad esempio come l’adozione di nuove tecnologie può migliorare l’efficienza dei processi HR, aumentare la produttività dei dipendenti e favorire un ambiente di lavoro più coinvolgente e gratificante. Sottolinea che la digitalizzazione è un’opportunità per rimanere competitivi nel mercato, attrarre e trattenere i migliori talenti e garantire la crescita sostenibile dell’azienda.

Per convincere e sensibilizzare i leader aziendali sull’importanza della digitalizzazione, è fondamentale presentare tutti i benefici tangibili che l’azienda può aspettarsi dall’implementazione delle soluzioni digitali. Tra questi benefici ti segnaliamo:

1. Riduzione dei costi: l’automazione di alcuni processi HR può portare a una diminuzione dei costi legati all’amministrazione e alla gestione del personale. Uno strumento come Docker inoltre permette di abbattere ulteriormente i costi di stampa e cancelleria, nonché i tempi persi per la distribuzione delle buste paga.
2. Miglioramento della qualità delle decisioni: utilizzare una piattaforma HR permette di ottenere in tempo reale una situazione aggiornata delle disponibilità delle risorse umane. Un software risorse umane permette di prendere decisioni basate su dati concreti, migliorando in questo modo la qualità delle strategie HR.
3. Aumento della soddisfazione dei dipendenti: questo punto naturalmente dipende da quanto detto in precedenza relativamente al modo con cui viene comunicata e vengono trasmesse le informazioni circa la nuova piattaforma HR. La digitalizzazione, implementata al meglio anche nei rapporti con i dipendenti, può migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i lavoratori, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più piacevole, motivante e soprattutto produttivo.

Infine, è importante coinvolgere attivamente i leader aziendali nel processo decisionale e di implementazione. Chiedi loro di partecipare alle discussioni sulle soluzioni digitali da adottare, fornendo feedback e suggerimenti per assicurare che le scelte siano in linea con gli obiettivi e le priorità dell’organizzazione. Inoltre coinvolgili nella definizione del piano di implementazione, in modo che comprendano le tappe del processo e le responsabilità di ciascuno.

Riassumendo, assicurare il coinvolgimento e il supporto dei leader aziendali è fondamentale per garantire il successo del processo di digitalizzazione delle risorse umane. Attraverso una comunicazione chiara, che attraversi tutta l’azienda, dai dipendenti fino ai leader aziendali, una presentazione dei benefici attesi e un coinvolgimento attivo nel processo decisionale e di implementazione, tanto i leader quanto i dipendenti saranno più propensi a sostenere e promuovere il cambiamento all’interno dell’azienda. E ricorda, siamo qui per aiutarti a navigare questo processo, offrendo consulenza e supporto per assicurare il successo della tua trasformazione digitale.

Monitorare e valutare l’efficacia delle soluzioni digitali implementate

L’ultimo passo compiere nella digitalizzazione della gestione delle risorse umane è il monitoraggio e la valutazione dell’efficacia delle soluzioni digitali implementate. Ultimo non perché meno importante ma perché cronologicamente è l’ultimo passo da compiere, quando tutto è online e tutta l’azienda sta usando, o cercando di usare, la piattaforma HR. Questo processo ti permetterà di misurare il successo dell’implementazione e di identificare le aree che possono richiedere miglioramenti o aggiustamenti.

Per monitorare e valutare l’efficacia delle soluzioni digitali che vanno ad interessare processi completi come la gestione risorse umane, è necessario definire gli indicatori di performance (KPI). Questi indicatori dovrebbero riflettere degli obiettivi specifici che l’azienda si prefigge di raggiungere con la digitalizzazione della gestione risorse umane. Per fare un esempio pratico in ambito gestione risorse umane, se l’obiettivo è aumentare l’efficienza dei processi HR, un KPI potrebbe essere il tempo medio impiegato e l’efficienza di un processo come distribuire le buste paga. Se invece l’obiettivo è migliorare lo stato di aggiornamenti formativi dei dipendenti, un KPI potrebbe essere il numero di corsi completati o il miglioramento delle competenze dei dipendenti.

Una volta definiti i KPI, il passo successivo è la raccolta e l’analisi dei dati. Questo processo dovrebbe includere non solo la fredda analisi dei dati numerici forniti dagli strumenti digitali stessi, ma dei riscontri da parte dei dipendenti e altre parti interessate. In fin dei conti, in questo specifico caso, possiamo ammettere che il processo di digitalizzazione è stato implementato per gestire un rapporto tra persone, pertanto un riscontro positivo, dai dipendenti e dai leader, è un vero indicatore di successo.

Infine, con l’analisi dei dati, dei KPI e dei riscontri dai collaboratori e dai leader, dovresti poter arrivare all’identificazione delle aree che richiedono miglioramenti. Per esperienza possiamo dire che nel 90% dei casi i nostri Project Manager, dopo l’attivazione della piattaforma HR Docker, fanno degli aggiustamenti nelle impostazioni generali per aiutare l’azienda a conformare il software risorse umane alle proprie esigenze.

Gestire le risorse umane con Docker: tutti i vantaggi di una soluzione semplice e potente

Scegliere la giusta piattaforma HR per la digitalizzazione della gestione risorse umane è fondamentale e Docker si distingue sin dalla sua attivazione grazie all’assistenza dei nostri Project Manager.

Ma perché scegliere Docker per la tua strategia di digitalizzazione? 

Docker è una piattaforma di digitalizzazione e gestione risorse umane all’avanguardia che offre un’eccezionale combinazione di flessibilità, scalabilità e sicurezza. Uno dei punti di forza di Docker è la sua estrema flessibilità. Docker ti permette infatti di personalizzare i processi HR in base alle esigenze specifiche della tua azienda. Con i suoi moduli, altamente personalizzabili, riesce a ricoprire ogni tipo di processo HR:

• Distribuzione automatica buste paga: carica il file che ti fornisce il consulente del lavoro e Docker consegna automaticamente i cedolini ai dipendenti, senza margine di errore.
• Gestione richieste ferie e permessi: Docker ti consente di gestire l’intero workflow di gestione delle richieste provenienti dai dipendenti con estrema flessibilità.
• Rilevazione presenze: con Docker puoi gestire la timbratura degli orari di lavoro come meglio preferisci. Puoi differenziare tra l’organico chi dovrà eseguire la timbratura geolocalizzata, chi invece effettua timbratura da desktop, chi infine, magari perché non ha obblighi di timbratura, segnala la presenza al lavoro con il gettone presenza.
• Gestione documentale: il modulo di gestione documentale è la chicca nascosta di Docker. Nel suo documentale infatti puoi configurare i documenti con i metadati che preferisci, in questo modo potrai gestire ogni tipologia di documento, da rapporti di intervento a note spese.
• Gestione dotazioni: il modulo per la gestione delle dotazioni ti consente di effettuare delle survey per comprendere le esigenze dei lavoratori, assegnare DPI o benefit aziendali, e tracciarne l’avvenuta consegna.
• Gestione scadenze: molti sottovalutano la necessità di monitorare la scadenza dei corsi di formazione, attestati o più semplicemente dei documenti di identità dei dipendenti. Tutto questo in Docker diventa immediato e semplicissimo.

Inoltre, Docker è altamente scalabile. Oggi viene utilizzato con successo da aziende con meno di 10 dipendenti ad aziende con più di 1.000 dipendenti. 

Insomma, Docker è una soluzione di digitalizzazione delle risorse umane affidabile e completa sotto ogni punto di vista. Che tu stia cercando di migliorare l’efficienza dei tuoi processi HR, di coinvolgere maggiormente i tuoi dipendenti o di ottenere una maggiore visibilità sui tuoi dati HR, Docker ha gli strumenti e le funzionalità che ti servono per raggiungere i tuoi obiettivi. E ricorda che siamo sempre qui per supportarti in ogni fase del tuo viaggio di digitalizzazione. Scegli Docker per portare la gestione delle tue risorse umane al livello successivo.