Gestione del personale: le fasi della gestione risorse umane

La gestione del personale ha da sempre avuto un ruolo cruciale nel management di un impresa, oggi però, con la competitività ed i livelli di servizio sempre in crescita, la gestione del personale ha assunto un ruolo strategico per garantire il successo e la prosperità di un’impresa.

La gestione del personale, o gestione delle risorse umane, comprende una serie di attività volte alla conduzione dei dipendenti di un organizzazione aziendale sotto ogni aspetto, dalla selezione al licenziamento, passando per tutte le attività ed i processi che si trovano in mezzo orientati alla cura ed all’accrescimento personale. La corretta gestione del personale, infatti, mira a favorire un clima lavorativo positivo, potenziare la motivazione dei dipendenti e valorizzarne le competenze, aspetti essenziali per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Alla luce della complessità di tutte le attività che coinvolgono la gestione delle risorse umane, è doveroso affermare che, specialmente in certe situazioni, può risultare un processo complesso ed estremamente gravoso. Per questo motivo si stanno diffondendo sempre più software risorse umane per aiutare la gestione del personale in questi processi. Questi programmi permettono di automatizzare molte attività legate alla gestione del personale, come la rilevazione delle presenze, migliorando l’efficienza e riducendo il margine di errore.

Quali sono le fasi della gestione del personale?

Come abbiamo potuto vedere nelle righe precedenti, la gestione del personale, per la complessità di tutti i processi in cui deve intervenire, rappresenta uno degli aspetti più critici e fondamentali del funzionamento di un’azienda moderna. Si tratta in sostanza di un processo multidimensionale che abbraccia diverse fasi e deve interfacciarsi con singoli individui ognuno dei quali con la propria personalità e le proprie attitudini.

Selezione del personale

Questa è la fase iniziale della gestione del personale, quella che per intenderci punta ad individuare la persona più adatta a coprire un ruolo specifico all’interno dell’azienda. Questo processo parte da una pianificazione degli obiettivi di selezione, dalla creazione quindi di un profilo tipo, ed alla pubblicazione di annunci ed analisi di candidature tramite un’attenta valutazione dei curricula e degli intervistati. Possiamo affermare che la selezione è un processo cruciale perché, attraverso un selezione accurata, l’azienda si può garantire i migliori talenti da integrare nel proprio organico.

Assunzione del personale

L’assunzione tocca tutte le attività amministrative necessarie per permettere l’ingresso dei nuovi dipendenti nell’organico dell’azienda. Le procedure di assunzione possono comprendere la negoziazione delle condizioni con i dipendenti in fase di assunzione, e l’espletamento delle formalità burocratiche e la pianificazione di un percorso di formativo per ottimizzare l’accoglienza per il nuovo arrivato.

Sviluppo delle risorse umane

Nella gestione del personale lo sviluppo delle risorse umane è l’attività mirata all’accrescimento delle competenze della forza lavoro della propria azienda. Il concetto alla base di questa fase della gestione del personale implica pensare alle risorse umane come un asset prezioso per ogni azienda, ne consegue quindi che per valorizzare un asset aziendale composto da persone è necessario concentrarsi sullo sviluppo delle competenze. La gestione del personale efficiente richiede quindi il mantenimento di un piano di formazione professionale legata alla mansione, di formazione obbligatoria (salute e sicurezza sui luoghi di lavoro) e di formazione legata all’accrescimento personale come mindset e coaching.

Valutazione delle risorse umane

La valutazione è la fase della gestione del personale utile e comprendere le prestazioni e, indirettamente, la qualità del lavoro svolto dall’ufficio Risorse Umane dell’azienda. Tramite la valutazione è possibile innanzitutto identificare eventuali problemi e aree di miglioramento, ma anche ottimizzare la collocazione dei dipendenti all’interno dell’azienda in base alle attitudini, ed ottimizzare i percorsi di formazione. Infine tramite la valutazione delle risorse umane si possono delineare i percorsi di sviluppo e avanzamenti di carriera dei dipendenti meritevoli.

Remunerazione delle risorse umane

La fase della remunerazione è quella che riguarda l’aspetto amministrativo (salari, assicurazioni, tasse) e quello strategico, che comprende la definizione della politica retributiva. Nella gestione della remunerazione rientrano tutte le attività più ripetitive ed onerose, come distribuzione buste paga e rilevazione presenze, dove una buona progettazione dei processi, e l’aiuto di un piattaforma HR possono aiutare il lavoro del team HR.

Fidelizzazione del personale

La gestione del personale include anche il mantenimento di un clima lavorativo che favorisca la soddisfazione dei dipendenti e riduca il rischio di turn-over. Un’azienda attenta alle esigenze del proprio personale sarà in grado di evitare costose partenze inaspettate e mantenerne alta la motivazione.

Gestione dei cambiamenti

Questa fase riguarda la gestione di tutte le procedure di dimissioni e licenziamenti del personale, ma anche il mantenimento di un costante monitoraggio delle dinamiche interne alle risorse umane. Nella gestione del personale, quindi, comprendere le cause delle dimissioni del personale può aiutare a rilevare disfunzioni interne e ad intervenire tempestivamente per migliorare l’ambiente lavorativo.

La gestione del personale è un lavoro continuo che richiede un costante aggiornamento, adattamento alle esigenze dell’azienda e dei dipendenti e, trattandosi in sostanza di gestione delle persone, è fondamentale utilizzare un linguaggio ben strutturato ed un empatia efficace.

Infine le tecnologie digitali, come i software risorse umane, possono semplificare le attività più ripetitive ed ottimizzare questi processi, fornendo strumenti utili per la rilevazione delle presenze, la gestione documentale, l’organizzazione del personale e dei turni di lavoro.

Software risorse umane: la gestione delle risorse umane digitale

Nel contesto aziendale contemporaneo la gestione del personale, come abbiamo potuto vedere nelle righe precedenti, richiede una serie di processi altamente specialistici. Fortunatamente il mercato, caratterizzato da una crescente offerta di strumenti di digitalizzazione, offre soluzioni come i software risorse umane. Queste piattaforme HR rappresentano strumenti sempre più indispensabili per ottimizzare la gestione del personale e aumentare l’efficienza del reparto HR e dell’azienda in generale.

Tra le funzionalità più cruciali di un software risorse umane sicuramente troviamo la rilevazione delle presenze. Grazie alla digitalizzazione, infatti, è possibile migliorare il monitoraggio degli orari di inizio e fine lavoro, garantendo la certezza della qualità della timbratura e rispettando la privacy dei lavoratori. Un software come Docker, che permette di timbrare da smartphone, consentendo di estendere il monitoraggio delle presenze anche per dipendenti che lavorano fuori sede o operano presso le sedi dei clienti, garantendo un quadro completo e accurato della presenza di tutti i dipendenti, contribuendo in questo modo ad ottimizzare la gestione del personale rendendola più efficace e trasparente.

Inoltre le piattaforme HR consentono di aiutare nella gestione del personale digitalizzando tutte le comunicazioni tra azienda e personale collettive, come la bacheca dei lavoratori, e personali. Docker gestisce anche la distribuzione automatica di documenti importanti dei dipendenti, come i cedolini paga, con notifica di avvenuta lettura, garantendo sicurezza e riservatezza delle informazioni.

Un altro vantaggio significativo dei software risorse umane come Docker riguarda la gestione dei DPI e delle dotazioni. Tramite Docker è possibile raccogliere informazioni dai lavoratori relativamente alle taglie e ai fabbisogni di ogni lavoratore, monitorando in questo modo le dotazioni aziendali dai fabbisogni alla consegna ai lavoratori.

Infine, ma non ultimo, i moderni software HR possono aiutare nella gestione del personale semplificando i workflow delle richieste di permessi o ferie. Automatizzando queste procedure, spesso complesse e dispendiose in termini di tempo, Docker contribuisce alla compilazione del Timesheet mensile da affidare al consulente del lavoro per l’elaborazione delle buste paga, aiutando l’azienda ad instaurare un ambiente di lavoro più fluido, produttivo e votato alla trasparenza.

Docker ti consente inoltre di esportare i riepiloghi mensili delle presenze nel formato adatto per essere importato nel software paghe. Grazie a questa integrazione, nel caso l’azienda proceda all’elaborazione delle buste paga internamente, un software risorse umane permette di ottenere un ulteriore risparmio di tempo.

I moderni software risorse umane rendono queste funzionalità accessibili anche da mobile, tramite l’utilizzo di app specifiche o, come nel caso di Docker, accessibili da un qualunque browser web rendendo superflua l’installazione sui dispositivi dei lavoratori. Questa caratteristica di Docker offre una maggiore flessibilità e sicuramente un migliore livello di accettazione da parte del personale, facilitando comunque l’accesso a servizi e informazioni in qualsiasi momento e luogo.

Domande frequenti sulla gestione del personale

Chi si occupa dei dipendenti?

Il Reparto Risorse Umane o HR (Human Resources) è il reparto di un azienda preposto alla gestione del personale. Questo dipartimento, guidato dal Responsabile delle Risorse Umane, si occupa di tutte le fasi della gestione del personale, dalla selezione alla gestione dei conflitti e dei licenziamenti, passando per tutte le attività volte a valorizzare ed a prendersi cura dell’asset umano dell’azienda come formazione, sviluppo, valutazione dei dipendenti, e la gestione dei benefit e premi di produzione.

Chi è il Responsabile delle Risorse Umane?

Il Responsabile delle Risorse Umane, chiamato anche HR Manager, è colui che guida il Reparto Risorse Umane supervisionando e gestendo tutte le attività legate alla gestione del personale in azienda. 

Come si diventa responsabile delle risorse umane?

Per raggiungere la posizione di Responsabile delle Risorse Umane è innanzitutto avere un minimo di esperienza nella gestione del personale, inoltre vi sono diversi corsi di laurea ma anche di specializzazione nella gestione delle risorse umane. Possono essere idonee anche lauree in ambito umanistico o giuridico. Una base di formazione in psicologia, sociologia, legge o economia infatti possono aiutare nel comprendere meglio come armonizzare la gestione di un’azienda con la gestione delle persone che la compongono. 

Come gestire i dipendenti difficili?

La gestione dei dipendenti difficili probabilmente è una delle sfide più comuni e più ardua nella gestione del personale. Purtroppo non c’è un metodo scientifico perché ogni individuo ha una personalità e richiede di essere affrontata in un modo speciale, ma solitamente una comunicazione aperta ed assertiva, trasparenza e chiarezza sulle aspettative che si attendono e gestione dei feedback costruttivi possono essere un buon punto di partenza. È fondamentale risolvere i conflitti con empatia e rispetto del prossimo, mantenendo la professionalità le proprie posizioni senza umiliare o svilire l’interlocutore.

Come registrare le presenze dei dipendenti?

Nel 2019 la Corte di Giustizia Europea con una sentenza storica ha obbligato tutte le aziende risiedenti negli stati membri la registrazione delle presenze dei dipendenti con un sistema informatico che possa garantire affidabilità, oggettività, e trasparenza. Oggi sul mercato sono disponibili diverse piattaforme HR in grado di registrare le presenze dei dipendenti. Alcuni software risorse umane come Docker permettono di registrare le presenze dei dipendenti tramite smartphone, risolvendo il problema di dover acquistare hardware dedicato come timbracartellini o controllo accessi, garantendo al contempo una rilevazione delle presenze affidabile, oggettiva e trasparente e rispettosa della privacy dei dipendenti.

Come funziona app presenze?

Un’app per la rilevazione presenze fornisce ai dipendenti un timbracartellini virtuale in grado di registrare i loro orari e sede di lavoro direttamente dal dispositivo mobile. Questo processo semplifica molto la gestione del personale aziendale, rendendo la raccolta dei dati più precisa e tempestiva senza richiedere l’installazione di costoso hardware per la gestione delle timbrature. 

Come parlare con i dipendenti?

Comunicare con un dipendente richiede apertura, onestà e ascolto attivo. Bisogna innanzitutto rispettare le proprie idee e quelle del nostro interlocutore, per fare ciò è necessario stabilire un ambiente di rispetto e fiducia, promuovendo una comunicazione bidirezionale. Messaggi chiari ed inequivocabili, empatia e capacità di dare e ricevere feedback costruttivi sono elementi fondamentali per il consolidamento del clima di rispetto e fiducia.