Trasferte per lavoro: cosa sono e come funzionano

Le trasferte per lavoro in certi tipi di azienda sono una realtà all’ordine del giorno, ma come si organizza una trasferta lavorativa e quali sono le normative che la regolano? Con questo articolo vogliamo chiarire ogni aspetto di base delle trasferte per lavoro, dalla definizione e gestione, fino alle indennità e alle leggi applicabili. In seguito analizzeremo nuovi aspetti più pratici ed organizzativi della trasferta di lavoro.

Trasferte per lavoro: cosa sono

Le trasferte per lavoro, come abbiamo detto sopra, rappresentano una componente essenziale dell’operatività di numerose aziende, facilitando rapporti diretti tra team, o più semplicemente permettendo all’azienda di proiettare la propria operatività fuori dalla propria area di pertinenza. Ma cosa sono esattamente le trasferte per lavoro e come si inseriscono nel contesto lavorativo odierno?

Trasferta significato e in cosa consiste il lavoro in trasferta

La trasferta per lavoro è lo spostamento di un dipendente al di fuori della sede abituale, che si tratti di una città diversa ma sempre dello stesso paese o di una destinazione internazionale.

Le trasferte per lavoro possono essere motivate da diversi fattori che possono andare da attività lavorative presso clienti ad eventi formativi e relazionali come un congresso o la partecipazione a fiere.

La caratteristica principale della trasferta per lavoro è la durata determinata. Che sia infatti un viaggio per lavoro, piuttosto che uno spostamento temporaneo presso un cliente, la durata della trasferta lavorativa può interessare un singolo giorno come periodi più lunghi, in base alle necessità dell’azienda e degli obiettivi da raggiungere, ma mantiene sempre un carattere temporaneo.

Quando invece il trasferimento implica lo spostamento di lungo termine, anche permanente, del luogo di lavoro del dipendente parliamo di trasferimento, mentre la prassi che riguarda lavoratori itineranti senza una sede fissa di lavoro viene definita trasfertismo.

C’è da evidenziare che, sotto l’aspetto organizzativo, una gestione efficiente e puntuale delle trasferte per lavoro rappresenta una sfida significativa, in grado di segnare anche la svolta per molte aziende. Dove infatti la presenza del dipendente non è più riconducibile ad un rapporto diretto, soluzioni innovative come Docker della suite Profiler.Cloud entrano in gioco, offrendo soluzioni digitali per semplificare la pianificazione degli orari di lavoro e delle trasferte lavorative, la gestione di processi approvativi di richieste di ferie e permessi, la gestione documentale e delle spese di trasferta, assicurando da un lato il massimo controllo da parte dell’azienda e, dall’altro, che i dipendenti siano supportati dalla propria azienda durante i loro spostamenti.

Come funzionano le trasferte lavorative

Le trasferte per lavoro si configurano quindi come spostamenti professionali, temporanei e, a volte, internazionali, regolati principalmente dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) e da specifiche normative giuridiche. Innanzitutto bisogna dire che il trattamento economico e contributivo delle trasferte lavorative può variare a seconda della localizzazione: sostanzialmente all’interno o all’esterno del territorio comunale della sede di lavoro.

Questa è una distinzione fondamentale per determinare l’imponibilità delle indennità di trasferta e dei rimborsi. Infatti, per le trasferte per lavoro all’interno del comune dove si trova la sede di lavoro, le indennità sono generalmente imponibili, seguendo uno schema di regole uniformi che non tengono conto dell’estensione geografica del comune.

Quando si parla di trasferte lavorative al di fuori del comune, il calcolo delle spese e dei rimborsi può seguire tre metodologie principali:

• rimborso forfettario
• rimborso analitico
• rimborso misto

Indennità di trasferta con rimborso forfettario

Il rimborso forfettario per un dipendente che ha fatto trasferte lavorative, prevede un’indennità giornaliera predefinita dal CCNL di riferimento, una sorta di gettone extra giornaliero per ogni giorno di trasferta.

Indennità di trasferta con rimborso analitico

Il rimborso analitico, spesso anche denominato a piè di lista, prevede che il dipendente, al rientro dalla trasferta, presenti una nota spese dettagliata elencando, al fine di ottenere il relativo rimborso, tutte le uscite sostenute nella trasferta per lavoro.

Indennità di trasferta con rimborso misto

Il rimborso misto, come suggerisce il nome, prevede un approccio che ibrida le due soluzioni appena descritte. L’indennità di trasferta lavorativa con rimborso quindi include spese che vengono rimborsate previa presentazione di ricevute o fatture con una relativa nota spese, ed alte spese che invece sono coperte da un’indennità fissa.

C’è infine da dire che le trasferte lavorative all’estero, sono rimborsate con gli stessi criteri appena descritti, ma cambiano naturalmente gli importi delle indennità che sono spesso maggiorate per riflettere il costo della vita o per compensare costi più alti di viaggio per lavoro.

In un contesto lavorativo sempre più globalizzato, dinamico e competitivo, la gestione delle trasferte per lavoro richiede strumenti adeguati, che sappiano creare un filo diretto di comunicazione tra azienda e lavoratori in trasferta, e permetta di prendere decisioni più puntuali in tempi più ridotti.

In questo le tecnologie digitali e i software HR moderni, come ad esempio Docker, rappresentano risorse inestimabili per conseguire tali risultati.

Docker: come digitalizzare la gestione delle trasferte lavorative

A questo punto abbiamo visto ogni aspetto organizzativo e retributivo della trasferta per lavoro, ma fattivamente, come si può migliorare la gestione delle trasferte lavorative con strumenti digitali? La risposta è semplice, con Docker!

Docker è l’app che ti permette di digitalizzare ogni aspetto della gestione delle risorse umane, in particolare Docker ti può aiutare a gestire le trasferte per lavoro con le seguenti funzionalità:

• bacheca aziendale: con la bacheca aziendale di Docker realizzi uno spazio digitale dove diffondere informazioni e file collettivamente a tutta l’azienda
• gestione turni: tramite la gestione dei turni puoi pianificare orari e sedi di lavoro per i dipendenti, segnalando ad esempio le eventuali trasferte lavorative
• piattaforma documentale: la piattaforma documentale di Docker è completamente personalizzabile sulla base dei documenti gestiti dalla tua azienda, ti consente quindi di inviare e ricevere documenti dai lavoratori in trasferta con la massima sicurezza.
• gestione comunicazioni: Docker ti consente di inviare comunicazioni formali con notifica di lettura. In questo modo hai la certezza che anche i lavoratori in trasferta possano ricevere comunicazioni direttamente dal proprio smartphone
• nota spese: la nota spese di Docker è completamente configurabile con le tue categoria di spese e le informazioni che vuoi il lavoratore riporti per ogni giustificativo di spesa. Con la nota spese Docker puoi ricevere e gestire tutte le spese dal personale in trasferta per lavoro.

Domande frequenti su Trasferte per lavoro

Che cos’è la trasferta Italia in busta paga?

La voce trasferta Italia in busta paga rappresenta il compenso che l’azienda riconosce per gli spostamenti temporanei avvenuti per svolgere il proprio lavoro in una sede diversa da quella abituale.

Chi ha diritto alla trasferta?

Hanno diritto alla trasferta tutti i lavoratori che sono obbligati a spostarti temporaneamente presso una sede diversa da quella abituale per svolgere il proprio lavoro.

Come documentare le trasferte lavorative?

Per documentare le trasferte lavorative è necessario preparare un rapporto che includa: motivazione, destinazione, durata, e un dettaglio delle spese sostenute. Di fondamentale importanza la conservazione di tutte le ricevute ed i documenti a corredo delle spese (alloggio, vitto, trasporto). Questi documenti saranno fondamentali per l’azienda per predisporre il rimborso spese e per eventuali verifiche fiscali.

Cos’è l’indennità di trasferta?

L’indennità di trasferta costituisce il riconoscimento economico che l’azienda attribuisce ai dipendenti per gli spostamenti temporanei effettuati per eseguire le proprie mansioni lavorative in una località differente dalla sede abituale.

Come funziona il rimborso a piè di lista?

Il rimborso spese a piè di lista consiste nel rimborso di tutte le spese sostenute dal lavoratore per eseguire le proprie mansioni lavorative fuori dalla sede abituale, il rimborso a piè di lista viene erogato dall’azienda a patto che siano documentate con scontrini e fatture e che siano coerenti con le linee guida aziendali.