Regole Aziendali: cosa sono, le norme e come vanno gestite

Le regole aziendali rappresentano il fulcro attorno al quale orbita tutta l’organizzazione interna di un’azienda. Parliamo perciò di tutti quei principi, quelle norme e quelle linee guida che non solo anticipano il comportamento che l’azienda si attende dai propri dipendenti, ma tendono anche a consolidare un ambiente lavorativo equo, trasparente e produttivo. 

Possiamo quindi affermare che il regolamento interno aziendale, oltre ad essere un’atto dovuto per tutte quelle regole aziendali necessarie per rispettare la legge, rappresenta uno sforzo dell’azienda verso la diffusione di una cultura aziendale che si riflette nei valori, negli scopi e nella mission e vision dell’azienda.

Regole Aziendali: cos’è il regolamento aziendale?

Il regolamento aziendale è molto più di un semplice documento condiviso con la forza lavoro: esso, attraverso le regole aziendali, rappresenta la spina dorsale che sostiene la cultura, la produttività e il benessere all’interno dell’azienda. Le regole aziendali stabiliscono le aspettative della direzione aziendale nei confronti dei dipendenti definendo, in maniera chiara e coincisa, cosa sia accettabile e cosa no. Ma lo scopo del regolamento aziendale può andare ben oltre.

Attraverso il regolamento aziendale, l’organizzazione si dota di una guida che aiuta il lavoratore a navigare attraverso dinamiche del mondo del lavoro, affrontando temi come la salute e la sicurezza, le politiche di comunicazione con i colleghi e con i fornitori, nonché le interazioni con i clienti, tutto ciò naturalmente sempre con un occhio di riguardo verso il rispetto delle normative vigenti.

Il regolamento interno aziendale quindi ha lo scopo primario di creare un ambiente lavorativo sicuro sotto ogni aspetto, equo e stimolante, dove ogni dipendente riconosce chiaramente i propri doveri e diritti. In ultimo le regole aziendali sono anche uno strumento di protezione legale per l’azienda stessa, grazie alla definizione di tutte quelle procedure e politiche che possono difendere l’organizzazione aziendale in caso di controversie.

A cosa servono le regole aziendali?

Come abbiamo visto nelle righe precedenti le regole aziendali vanno quindi viste come i pilastri che promuovono e sostengono una cultura lavorativa sana e produttiva. Essenzialmente, esse servono a:

• Promuovere la sicurezza e il benessere: garantendo un ambiente di lavoro piacevole, sicuro e confortevole, in questo caso le regole aziendali contribuiscono direttamente al benessere dei dipendenti.
• Prevenire conflitti: ponendo da subito linee guida chiare ed inequivocabili sui comportamenti nei confronti dell’azienda e dei colleghi, le regole aiutano ad armonizzare l’ambiente di lavoro minimizzando malintesi e tensioni interne.
• Facilitare la gestione: un regolamento aziendale chiaro e ben strutturato semplifica il lavoro dei manager e dei team HR, offrendo un riferimento solido per la gestione quotidiana dei dipendenti.
• Sostenere la produttività: in ultimo, dal momento che i lavoratori sono soddisfatti, sanno esattamente come interfacciarsi con i colleghi e con la direzione, le regole aziendali hanno lo scopo finale di stabilire un ambiente ordinato e funzionale, ossia le condizioni ottimali per la massima produttività.

Come si crea un regolamento aziendale?

Come abbiamo visto nei paragrafi precedenti il regolamento aziendale non è un manuale statico ed uguale per ogni organizzazione ma, attraverso le regole aziendali l’impresa può efficacemente definire sé stessa ai propri dipendenti, delineare la propria mission e la propria vision e, in ultimo, stimolare la produttività.

Il regolamento aziendale rappresenta perciò il fondamento su cui si costruisce l’identità e la cultura aziendale, influenzando in prima istanza il clima lavorativo e, di conseguenza, la percezione esterna dell’organizzazione. Sulla base di ciò un buon regolamento aziendale, per raggiungere il suo scopo, deve quindi essere chiaro ed essenziale, completo e in linea con i valori e gli obiettivi aziendali. Di seguito troverai una guida passo dopo passo per sviluppare un regolamento che possa realmente fare la differenza:

• Passo 1 – Identifica gli Obiettivi: prima di mettere le regole aziendali nero su bianco, è fondamentale creare il percorso che vuoi raggiungere con il tuo regolamento aziendale definendone gli obiettivi. Ad esempio chiediti: come vorrei che fosse l’ambiente di lavoro quando tutti seguiranno il regolamento interno aziendale? Quali comportamenti voglio incentivare? Quali norme sono essenziali per garantire un ambiente di lavoro sicuro e produttivo? Rifletti in pratica sui valori della tua azienda e su come questi si possono concretizzare in linee guida realistiche e comprensibili.
• Passo 2 – Coinvolgi le Parti Interessate: lo diciamo sempre, la trasparenza promuove sempre l’azienda, e la creazione del regolamento aziendale non è un’operazione che fa eccezione. Coinvolgi quanto più possibile i responsabili delle varie aree dell’azienda, inclusi i dirigenti, i responsabili delle risorse umane, e rappresentanti dei dipendenti, in ultimo non ti dimenticare dei più anziani, naturalmente inteso come matricola, perché loro sono coloro i quali hanno più permeata l’identità dell’azienda e sono le persone chiave per una corretta diffusione delle regole aziendali. Questo approccio non garantisce solamente che il documento finale rifletta una visione aziendale condivisa, ma contribuisce anche a creare un senso di appartenenza e responsabilità collettiva.
• Passo 3 – Stila il Documento: ora che gli obiettivi sono chiari ed hai il pieno supporto delle parti interessate, è il momento di cominciare a redigere il regolamento. Assicurati che le tue regole aziendali interessino aree chiave come il comportamento in ufficio, la comunicazione interna ed esterna, la salute e sicurezza dei lavoratori, il corretto utilizzo delle tecnologie aziendali, e le politiche relative ai fumatori e le pause. Ricorda che il regolamento interno aziendale deve essere compreso da tutti, per cui usa un linguaggio inclusivo, conciso e diretto, evitando un gergo complesso e, in ultimo non dimenticare, nel caso abbia lavoratori anche di altre nazionalità che non hanno la massima familiarità con la tua lingua, di prevedere una traduzione del regolamento aziendale nelle diverse lingue parlate all’interno dell’azienda. Quest’ultimo punto lo evidenziamo perché apparentemente sembra un’impresa impossibile ma, al di là dei traduttori online, sulla rete puoi trovare dei professionisti che traducono il tuo testo a costi veramente accessibili. Si tratta di una formalità che però in molti casi può fare la differenza tra la vita e la morte: immagina procedure di sicurezza non comprese pienamente da lavoratori stranieri.
• Passo 4 – Verifica la Conformità Legale: prima di pubblicare il tuo regolamento aziendale, è cruciale verificare che tutte le regole aziendali che hai prodotto siano in linea con le normative locali e nazionali. Consulta un legale specializzato in diritto del lavoro per assicurarti che il documento rispetti tutte le leggi pertinenti, inclusa la normativa sulla privacy e sulla sicurezza dei dati.
• Passo 5 – Implementazione e Formazione: l’ultimo passo, ora che tutto è pronto, riguarda l’implementazione del regolamento aziendale. Distribuisci le regole aziendali capillarmente a tutti i dipendenti, organizza delle piccole sessioni formative per spiegare le nuove politiche e rispondere ad eventuali domande. In questa fase una piattaforma HR come Docker ti permette di ridurre drasticamente il tempo perso per la distribuzione e, al tempo stesso, ti permette di capire chi ha letto e chi non l’ha ancora fatto il regolamento aziendale.

Differenze tra regolamento aziendale e codice disciplinare

Nel mondo lavorativo il regolamento aziendale ed il codice disciplinare rappresentano due pilastri fondamentali per la gestione delle dinamiche interne, ma con obiettivi e applicazioni ben distinti, contribuiscono entrambi a promuovere trasparenza e chiarezza nei comportamenti, ma si rivolgono al tempo stesso ad aspetti differenti della vita aziendale.

Il regolamento interno aziendale si configura in maniera più informale come una mappa che aiuta i dipendenti nelle regole aziendali più generali. Esso stabilisce le regole aziendali essenziali di condotta, le politiche di lavoro, le norme di sicurezza e salute sul lavoro, oltre alle direttive sull’uso dei beni aziendali.

Possiamo affermare che il regolamento aziendale è più dinamico, perché si può evolvere nel tempo, ed ha lo scopo di aiutare i dipendenti nel quotidiano all’interno di un contesto che promuove il benessere organizzativo, la produttività e il rispetto reciproco. Il regolamento aziendale in sostanza, con un approccio più umanistico, esalta tutte quelle regole aziendali atte a riflettere i valori e la cultura aziendale, svolgendo un ruolo chiave nella costruzione di un ambiente lavorativo positivo e inclusivo.

Al contrario invece il codice disciplinare si concentra sulle conseguenze di specifici comportamenti ritenuti inappropriati o contrari alle politiche aziendali e racchiude l’insieme delle regole derivanti dalle leggi ed in linea con l’Art 7 Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) o dagli accordi presi nei vari CCNL.

A discrezione dell’azienda il codice disciplinare può essere incluso all’interno del regolamento aziendale oppure trattato con un documento a sé e dettaglia tutte le sanzioni applicabili in caso di violazioni, che possono spaziare da richiami verbali a sanzioni più severe, come la sospensione dal lavoro o il licenziamento. Lo scopo del codice disciplinare, se ci pensiamo bene, rientra nell’obiettivo complessivo delle regole aziendali, focalizzandosi nello stabilire un ambiente di lavoro equo, dove le regole sono chiare e valgono per tutti, garantendo così un trattamento uniforme e imparziale.

Come gestire le regole aziendali con Docker

La digitalizzazione ha semplificato notevolmente anche la gestione delle regole aziendali ed in questo Docker ne è un esempio concreto. Attraverso un sistema flessibile ed un interfaccia estremamente semplice, Docker può aiutare ogni azienda nella diffusione delle regole aziendali in maniera sicura e con il massimo risparmio di tempo.

Centralizzazione e Sicurezza dei Documenti

Docker consente di creare un fascicolo personale per ogni dipendente all’interno del quale inserire tutti i documenti personali ed aziendali. Docker consente inoltre di gestire in maniera granulare i diritti di lettura e scrittura di ogni documento garantendo all’azienda che ogni dipendente veda ciò che può vedere, come ad esempio il regolamento aziendale, e possa caricare nel proprio fascicolo ciò per cui ha abilitazione di caricare.

Comunicazioni Agili

Docker consente all’azienda di anticipare le regole aziendali tramite una comunicazione personale diretta ad ogni dipendente, notificando in questo modo al dipendente la ricezione del regolamento aziendale o l’aggiornamento del regolamento all’ultima versione.

Facilità di Accesso e Condivisione

Con Docker, i regolamenti aziendali non sono più confinati in cartelle polverose o in file digitali sparsi nelle varie cartelle di un server. I dipendenti possono accedere facilmente ai documenti attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva, consultare le versioni più recenti e persino condividerle con i colleghi, il tutto in pochi clic. Questo non solo semplifica la gestione quotidiana ma incoraggia anche una maggiore collaborazione e comprensione delle politiche aziendali.

Domande frequenti sulle regole aziendali

Le regole aziendali sono costruzioni fondamentali per il buon funzionamento di ogni organizzazione. Per aiutare a navigare meglio questo argomento, abbiamo compilato alcune delle domande più frequenti, fornendo risposte chiare e concise.

Cosa si intende per codice disciplinare?

Il codice disciplinare è un documento cruciale nell’ambito delle regole aziendali, che ha lo scopo di definire le sanzioni applicabili in caso di violazione delle norme stabilite dall’azienda. Il codice disciplinare serve a mantenere un ambiente lavorativo rispettoso ed equo, delineando chiaramente le conseguenze di comportamenti non conformi agli standard aziendali.

Dove deve essere affisso il codice disciplinare?

Il codice disciplinare deve essere reso facilmente accessibile a tutti i dipendenti per garantire che siano informati sui comportamenti attesi e sulle relative sanzioni. Idealmente, dovrebbe essere affisso in aree comuni dell’azienda come la sala pausa o vicino agli orologi marcatempo o, meglio ancora, reso disponibile su piattaforme HR digitali come Docker. 

Cos’è la comunicazione interna aziendale?

La comunicazione interna aziendale è il processo mediante il quale si scambiano informazioni all’interno dell’organizzazione aziendale. Essa riveste un ruolo fondamentale nel mantenere i dipendenti informati, coinvolti e motivati. Attraverso efficaci strategie di comunicazione interna, come newsletter, intranet aziendali, riunioni regolari e piattaforme HR come Docker, le aziende possono assicurarsi che le regole aziendali, gli aggiornamenti, le notizie importanti e le disposizioni aziendali siano comunicati in modo chiaro ed efficace.