Consegna busta paga al dipendente: quale procedura seguire?

Consegna busta paga al dipendente è possibile digitalizzare il processo? Ci sono metodi per rendere più efficiente il processo di consegna buste paga al dipendente? Se anche tu ti poni queste domande in questo articolo cercheremo di fare chiarezza sull’argomento e proporti soluzioni che ti permettano di efficientare questo processo.

La busta paga, comunemente chiamata anche cedolino o meglio ancora prospetto paga, è il documento in cui sono riepilogati tutti i dati del lavoratore e tutta la sua situazione retributiva aggiornata al mese di competenza della busta paga.

Come abbiamo potuto vedere in questo articolo, in cui si illustrava come recuperare buste paga non consegnate, la LEGGE n.4 del 5 gennaio 1953 determina che il datore di lavoro ha come obbligo nei confronti del lavoratore di consegnare un riepilogo, denominato nell’articolo di legge prospetto paga, contenente:

• generalità del lavoratore e qualifica professionale;
• retribuzione spettante e periodo a cui la stessa fa riferimento;
• il periodo cui la retribuzione si riferisce; 
• assegni familiari ed altri elementi che compongono la retribuzione;
• trattenute alla retribuzione;
• ferie e permessi maturate nel periodo di competenza;

Da quando è nata la legge ad oggi la tecnologia ha fatto passi da gigante, obbligando il legislatore ad evolvere i metodi di consegna busta paga al dipendente, affiancando quindi alla consegna della busta paga cartacea la possibilità di consegnare il prospetto paga con metodologie digitali come email, PEC e cedolino web.

Di seguito analizzeremo tutti i metodi per consegnare la busta paga seguendo cronologicamente gli interpelli che hanno arricchito la LEGGE n.4 del 5 gennaio 1953.

Consegna busta paga al dipendente tramite posta elettronica certificata (PEC)

Con l’interpello n. 1/2008 è stata introdotta la possibilità, da parte del datore di lavoro, di consegnare la busta paga come file allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata ad un indirizzo intestato al lavoratore del quale lo stesso ne è in possesso di password personale.

La posta elettronica certificata è uno strumento che, a differenza della email, offre una ricevuta di accettazione ed una ricevuta di avvenuta consegna rilasciate da una certificate authority.

Consegna busta paga al dipendente tramite posta elettronica non certificata (email)

Con l’interpello 08/2010 del 2 aprile 2010 si fa ulteriore chiarezza sull’argomento aperto con l’interpello 01/2008 citato sopra. Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali infatti si esprime favorevole anche alla consegna del cedolino a mezzo posta elettronica non certificata (email). 

L’interpello inoltre conferma che è possibile, da parte del datore di lavoro, delegare al proprio consulente del lavoro l’onere della consegna busta paga al dipendente.

La delega non permette però al datore di lavoro di slegarsi dai propri obblighi, anche se a consegnare la busta paga sarà il consulente del lavoro, il datore di lavoro avrà comunque l’onere di provare l’avvenuta consegna del cedolino, ed è ovvio che con la posta elettronica non certificata (email) sarà per il datore di lavoro più difficile.

Con l’approfondimento fatto sulla tematica, grazie all’interpello n. 08/2010, si pone anche la problematica della materializzazione del cedolino consegnato via email.

L’interpello infatti, come a voler tutelare il lavoratore innanzi ad una decisione intrapresa dal datore di lavoro sul consegnare la busta paga, cita testualmente: “L’unica ulteriore incombenza a carico del datore di lavoro attiene alla necessità che l’azienda metta a disposizione del lavoratore idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto, posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa.”

Consegna busta paga al dipendente tramite cedolino web caricato sul sito web aziendale

Il cedolino web viene affrontato dal ML con l’interpello 13/2012 del 30 maggio 2012, grazie al quale abbiamo la modalità di consegna busta paga al dipendente più vantaggiosa per il datore di lavoro e, al tempo stesso, sicura e pratica per il lavoratore.

L’interpello infatti apre la strada alla possibilità di consegnare la busta paga sotto forma di cedolino web, pubblicato in un portale buste paga dell’azienda, attraverso il quale il lavoratore può accedere solo con credenziali personali.

Sulla base di questo interpello infatti, Docker consente ad esempio al datore di lavoro di consegnare il cedolino web con un semplice click a tutti i dipendenti, gestire la firma della busta paga, ed offrire vantaggi anche ai lavoratori, grazie alla possibilità di consultazione immediata da ogni smartphone in ogni momento: basta immaginare ad esempio il momento in cui devo poter vedere le mie buste paga all’attivazione di un finanziamento!

Come si verifica la firma della busta paga?

Bisogna innanzitutto precisare che la firma della busta paga non è un obbligo ma lo strumento del datore di lavoro per dimostrare l’avvenuta consegna busta paga al dipendente, ed è un processo che indubbiamente varia in base al metodo di distribuzione della busta paga stessa.

La firma della busta paga cartacea è il metodo più comune. Il dipendente firma la busta paga a dimostrazione dell’avvenuta consegna busta paga al dipendente, consentendo quindi al datore di lavoro di assolvere a tale obbligo. Sarà premura del datore di lavoro di archiviare e conservare i cedolini firmati per eventuali verifiche ispettive. 

E con la mail o PEC come si verifica la firma della busta paga? In questo caso i metodi sono più a libera interpretazione. Mentre la PEC mette in campo strumenti più idonei per attestare l’avvenuta consegna busta paga al dipendente, per la mail sarà più difficile per il datore di lavoro gestire la verifica di firma della busta paga.

In questo ambito il cedolino web, gestito ad esempio con Docker, semplifica notevolmente la vita al datore di lavoro ed al dipendente. Il datore di lavoro infatti con Docker ha a disposizione una dashboard in cui sono riportati i totali dei cedolini consegnati e di quelli letti e firmati dai lavoratori.

Attraverso un pannello analitico potrà poi eseguire la verifica della firma della busta paga in cui, molto semplicemente, sono riportati tutti i lavoratori che non hanno ancora scaricato la busta paga, e quelli che hanno avuto modo di consultare il cedolino web. Infine un timestamp con data e ora di lettura garantisce ulteriormente l’avvenuta lettura.

Bisogna infine precisare che ogni metodo di firma della busta paga, dalla firma della busta paga cartacea al cedolino web, come affermato dalla Sentenza della Cassazione Civile n. 21699 del 06/09/2018, la firma della busta paga effettivamente serve solo a dimostrare l’avvenuta consegna busta paga al dipendente da parte del datore di lavoro e non dell’avvenuta retribuzione.

Sanzioni previste per ritardi e omissioni nella consegna delle busta paga

L’azione sanzionatoria per ritardi ed omissione nel consegnare la busta paga può scattare a seguito di una verifica a campione, ma anche sulla base di una denuncia da parte di un lavoratore. In questi casi la firma della busta paga torna di estrema utilità per il datore di lavoro.

Il piano delle sanzioni verso il datore di lavoro, in caso di violazioni relative all’obbligo di consegna busta paga al dipendente, è così ripartito:

• sanzione amministrativa pecuniaria da 150 fino ad un massimo di 900 euro;
• nel caso la violazione interessi più di 5 lavoratori, o sia perpetrata per un periodo superiore ai 6 mesi, la sanzione passa da 600 a 3.600 euro;
• sanzione da 1.200 a 7.200 euro, se la violazione sia commessa in un periodo superiore ai 12 mesi o su più di 10 lavoratori

Anche in questo caso il cedolino web gestito con Docker aiuta molto il datore di lavoro a tenere fede ai suoi obblighi.

L’immediatezza ed i tempi estremamente ridotti di caricamento e distruzione, consentono di ridurre i tempi di distribuzione del cedolino web limitando il rischio, ad esempio, di dimenticanze dovute da procedure farraginose e dispendiose in termini di tempo e risorse

Quando il datore di lavoro deve consegnare la busta paga?

Anche in questo caso la risposta ci viene fornita dalla LEGGE n.4 del 5 gennaio 1953, anche se non sono espressi termini precisi ed inequivocabili, citando testualmente “all’atto della corresponsione della retribuzione” è evidente che il datore di lavoro deve ottemperare all’obbligo di consegna busta paga al dipendente contestualmente alla retribuzione, come una sorta di ricevuta.

Ed entro quando deve essere pagato lo stipendio? Anche in questo caso non esiste una norma chiara ed univoca applicabile a tutti i CCNL. Bisogna innanzitutto far riferimento al CCNL di riferimento, per comprendere se sia prevista una data di pagamento dello stipendio, anche se il linea generale la maggior parte dei Contratti Collettivi di lavoro prevede il pagamento entro il 10 del mese successivo, mentre alcuni fanno eccezione prevedendo il pagamento entro il 27 del mese stesso.

E’ possibile consegnare la busta paga in caso di mancata retribuzione?

Negli ultimi tempi la crisi economica sta prosciugando sempre più la liquidità delle aziende. Gli adempimenti fiscali in periodo di crisi economica possono infatti mettere in seria difficoltà il datore di lavoro nel pagamento del cedolino nei tempi stabiliti.

In questo caso, con l’esperienza maturata al fianco di svariati Consulenti del lavoro ci sentiamo di consigliare comunque di mantenere l’iter di consegna busta paga al dipendente. In questo caso infatti, oltre a consentire al datore di lavoro di assolvere ai propri obblighi, la busta paga diventa uno strumento attraverso il quale il lavoratore può far valere i propri diritti.

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Link utili

• Come recuperare la busta paga non consegnata
• Banca ore: cosa è e come funziona
• Rol in busta paga
• Portale buste paga: come funziona e quali sono i vantaggi