Badge Lavoro: come funziona e come ottimizzare la timbratura badge

Chi ricorda il cartellino presenze? Quel piccolo pezzo di plastica o cartone che veniva timbrato per segnare l’inizio e la fine della nostra giornata lavorativa. Un piccolo oggetto, ma di grande importanza. Ma sappiamo davvero tutto su di esso? I più giovani magari hanno visto in qualche film degli operai o impiegati registrare l’ingresso in fabbrica con quello strano orologio, ma a cosa serviva esattamente e quale era il suo funzionamento nelle dinamiche di un azienda?

Ed oggi, come è stato sostituito il cartellino nelle aziende moderne?

In questo articolo, andremo a scoprire insieme la storia del badge lavoro, come si è evoluto nel tempo e come le nuove tecnologie, come Docker, stanno rivoluzionando il modo in cui registriamo il nostro tempo speso al lavoro.

La nascita del badge lavoro e la sua evoluzione

Andiamo con la mente in un epoca in cui non esisteva la connessione di rete, dove l’elettronica non era nemmeno nell’immaginario dei più lungimiranti, andiamo più precisamente alla fine dell’800, dove l’industria stava facendo passi da gigante, grandi masse di contadini si stavano spostando verso le città in cerca di un lavoro in una fabbrica e stava emergendo un grosso problema, come tenere traccia di tutti questi lavoratori? Ecco che nasce l’idea che ha dato origine al badge lavoro ed alle attuali tecnologie di timbratura cloud!

In quel periodo, alla crescente domanda di ottenere soluzioni per gestire l’ingrasso e l’uscita dal lavoro dei dipendenti di grandi fabbriche, tre innovatori – Bundy, Dey e Cooper – crearono ciascuno il proprio metodo di timbratura badge, per poi unirsi e perfezionare un sistema unico.

Willard Legrand Bundy fu il primo a fare il suo debutto sul mercato. La sua idea fu di unire la tecnologia delle macchine da scrivere ad un meccanismo orologiero. Dopo aver inserito un codice unico per ciascun dipendente, il sistema di Bundy registrava gli orari di lavoro per iscritto. Successivamente, nel 1893, Alexander Dey introdusse un meccanismo differente. Realizzò una ruota dotata di un braccio meccanico che, una volta azionato con un numero specifico, registrava gli ingressi e le uscite di ogni dipendente.

Nel 1894 Daniel M Cooper introdusse il moderno badge lavoro, semplificando ulteriormente il processo. Il suo sistema, molto più pratico e compatto perché non richiedeva codici o bracci meccanici, permetteva ai dipendenti di passare un cartellino attraverso un dispositivo con un orologio incorporato il quale stampava automaticamente gli orari sul cartellino dell’operaio. Ovviamente questo metodo si rivelò il più pratico e permise di dare il via a tutta una serie di evoluzioni del sistema di timbratura badge.

Nonostante ognuno di loro avesse portato avanti la propria idea inizialmente, tra la fine dell’800 ed i primi del 900, dopo una serie di eventi, novità e fusioni, all’inizio del XX secolo decisero di unire le forze fondando un colosso che ancora oggi è tra le maggiori aziende del mondo: la IBM. L’IBM continuò a interessarsi ai sistemi di timbratura badge fino agli anni ’60, quando la sua attenzione si spostò verso i primi calcolatori, prefigurando l’alba dell’era dei computer.

Il Badge lavoro quindi non era altro che un pezzo di cartone con il nome del lavoratore su di esso. Ogni giorno il lavoratore sia quando faceva il suo ingresso in azienda come quando usciva, utilizzava il cartellino per favorire la rilevazione dei suoi orari di lavoro da parte delle Risorse Umane. La macchina in sostanza, all’orario esatto in cui l’operazione veniva effettuata, riportava sul cartellino del lavoratore l’orario di entrata ed uscita. Le cosiddette timbrature, termine rimasto in uso tutt’oggi con il cloud, venivano infine raccolte dalle risorse umane per elaborare il riepilogo mensile utile al calcolo della retribuzione.

Ma come tutto nella vita, anche la rilevazione presenze ha dovuto evolversi. Con l’avanzare della tecnologia, il cartellino in cartone è dapprima diventato un badge lavoro in PVC che, con diverse tipologie di tecnologie riusciva a consentire ai lavoratori di registrare gli orari di ingresso ed uscita, fino ad arrivare ad app rilevazione presenze in cloud con Docker in cui, grazie alla digitalizzazione, il badge è diventato uno strumento del passato. 

Aspetti normativi del badge lavoro

Bene, ora che conosciamo la storia e l’evoluzione del badge lavoro, addentriamoci nel labirinto delle leggi e delle regolazioni che ne governano l’uso. In primo luogo dobbiamo capire che il badge è uno strumento ufficiale che serve a monitorare le ore di lavoro dei dipendenti e a garantire che tutti rispettino le norme in materia di orario di lavoro. Come sempre, quando si parla di lavoro, il quadro normativo è fatto di diverse leggi e sentenze, alcune anche risalenti al secolo scorso!

Un esempio è la LEGGE 20 maggio 1970, n. 300 conosciuta anche come Statuto dei Lavoratori, la quale prevede sanzioni per il dipendente che dimentichi o si rifiuti di registrare la propria presenza al lavoro.

Privacy e leggi più recenti in tema badge lavoro

Più recentemente si è espressa la Corte di Giustizia Europea che, con la sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019, ha sancito l’obbligatorietà di adottare sistemi di rilevazione degli orari di lavoro e riposo dei lavoratori dipendenti.

I motivi che hanno spinto la Corte di Giustizia Europea a sancire l’obbligo di timbratura badge degli orari di lavoro risiedono principalmente nella necessità di stabilire un metodo quanto più oggettivo possibile, di calcolare gli orari di lavoro effettivo, di riposo e straordinario, a tutela, innanzitutto, dei diritti dei dipendenti.

Infine, nell’ambito del quadro normativo che ruota attorno al badge lavoro, c’è da tenere sempre in considerazione anche le leggi in tema di sicurezza e protezione dei dati personali. Il garante infatti ha specificato che, come sancito dalla legge 675 del 1996 le informazioni raccolte tramite i badge lavoro magnetici e salvate in un database digitale sono considerate a tutti gli effetti dati personali e, come tali, possono essere soggette a una richiesta di accesso da parte del lavoratore.

Più recentemente il Garante ha dichiarato la possibilità di utilizzare anche app rilevazione presenze come Docker per la timbratura geolocalizzata, a patto pero che siano rispettati delle adeguate garanzie in grado di tutelare la privacy dei lavoratori dipendenti.

La timbratura geolocalizzata con Docker: l’ultima evoluzione

Ora che abbiamo sorvolato rapidamente sulla storia e sugli aspetti legali connessi al badge lavoro, giungiamo al cloud con la timbratura dipendenti tramite le moderne app geolocalizzazione. Come abbiamo potuto vedere al paragrafo precedente il Garante con la newsletter del 10 ottobre 2016 ha espresso un parere positivo sull’utilizzo della geolocalizzazione nella rilevazione presenze a condizione naturalmente che:

• l’app geolocalizzazione mostri all’utente che sta tracciando la posizione
• conservi solo le informazioni relative alla sede di lavoro
• non vengano raccolti ulteriori dati

Docker è un app geolocalizzazione per la timbratura dell’orario lavoro dei dipendenti, sviluppata dopo l’entrata in vigore del GDPR e, anche per tale motivo progettata e sviluppata secondo il principio Privacy by design, garantendo quindi che le procedure di timbratura badge siano effettuate nel pieno rispetto delle prescrizioni del Garante della Privacy.

Docker innanzitutto non richiede più l’utilizzo di un badge lavoro, perché è completamente fruibile da smartphone! Inoltre non impone l’installazione di pesanti app negli smartphone dei dipendenti, ma è accessibile tramite browser o tramite l’installazione di una PWA che, tramite un’interfaccia simile ad un app nativa, consente di utilizzare l’applicazione tramite il browser limitandone l’accesso ai sensori dello smartphone. Proprio questa limitazione, associata al fatto di non dover ricorrere all’installazione di un app, rendono Docker estremamente facile da utilizzare e rispettosa della privacy e delle preferenze dei lavoratori.

Come funziona la rilevazione presenze di Docker senza l’utilizzo del badge lavoro

Docker ha un funzionamento del tutto simile alla timbracertellini di Bundy dell’800, digitalizzandone completamente il processo. Infatti con Docker non è più necessario utilizzare il vecchio cartellino in cartone o il badge lavoro perché entrando nell’app il dipendente ha a disposizione un orologio ed un pulsante di inizio e fine lavoro, premendo sul pulsante Docker raccoglie l’orario di timbratura e la posizione confrontandola con le posizioni delle sedi censite nell’app. Una volta identificata la posizione di timbratura geolocalizzata, e riconosciuta la stessa in una specifica sede Docker assocerà la timbratura geolocalizzata esattamente nella sede di pertinenza!

I vantaggi di questa tecnologia rispetto al classico badge lavoro sono innumerevoli. Innanzitutto la praticità, come abbiamo detto anche sopra con Docker infatti non c’è bisogno di installare nessun orologio o apparato nel luogo di timbratura geolocalizzata e quindi non c’è più bisogno di acquistare e gestire i badge lavoro. In secondo luogo la precisione della tecnologia GPS. Questa tecnologia infatti può determinare la posizione di un dispositivo con un margine di errore estremamente basso. Infine un’app come Docker promuove la trasparenza in azienda sia verso i lavoratori che verso il datore di lavoro. Se da una parte la timbratura geolocalizzata offre la massima sicurezza al datore di lavoro, tutti gli strumenti di comunicazione verso i dipendenti all’interno di Docker consentono di realizzare politiche di comunicazione aperte, in grado di aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e la loro sensibilità alle tematiche aziendali.