Rapportino di lavoro: cosa è e come ottimizzarlo

Il rapportino di lavoro è uno strumento fondamentale per la gestione e l’ottimizzazione delle attività lavorative. Il rapportino lavoro è in sostanza un documento che traccia tutte le attività svolte dai dipendenti sul campo con il fine di creare una raccolta di informazioni utili a diversi scopi: dalla rendicontazione per la fatturazione alla tracciatura delle ore di lavoro e dei materiali impiegati in un lavoro.

Il rapportino di lavoro è uno strumento essenziale per molte aziende e, per la sua specificità, non ha una forma predefinita ma ogni azienda lo gestisce per rispondere al meglio ai propri bisogni. Infatti potremo trovare aziende che riescono a gestire il tutto con un semplice rapportino ore di lavoro, in cui sono riportate le attività svolte da ogni lavoratore, a rapportini giornalieri di lavoro utili a descrivere le attività svolte da un team presso un cantiere.

Ma è possibile ottimizzare l’uso di questo strumento? E la digitalizzazione può aiutarci con il rapportino di lavoro? Ecco alcuni suggerimenti utili.

Cosa è il rapportino di lavoro?

Il rapportino di lavoro è un documento cartaceo o digitale, compilato dal lavoratore che ha eseguito un’attività o un lavoro, o da un responsabile di un team di lavoro. Principalmente il rapportino di lavoro è utile a tracciare diversi aspetti di un lavoro, ogni azienda ha i propri dati da tracciare, ma in linea di massima possiamo definire, come aspetti più comuni i seguenti:

• Il lavoratore o i lavoratori coinvolti
• La sede di lavoro
• Le attività svolte sul campo
• Il tempo impiegato per l’attività
• I materiale utilizzati
• Note descrittive
• Eventuali non conformità riscontrate
• Le attività svolte

Tra le informazioni che non abbiamo volutamente menzionato vi sono il cliente e la firma da parte del cliente per accettazione delle attività svolte.

Effettivamente il rapportino di lavoro può essere impiegato anche per tracciare attività interne all’azienda, dove quindi il committente coincide con il datore di lavoro degli operai. Per fare un esempio i manutentori interni di un’azienda, dipendenti quindi della stessa committente, potrebbero compilare un rapportino per descrivere le attività svolte, i materiali installati e le parti sostituite, con il fine di tenere traccia dei cicli di manutenzione dei vari impianti aziendali.

Anche per quanto riguarda la firma per accettazione da parte del cliente ci sono da fare delle doverose precisazioni. Mentre infatti in alcuni casi il rapportino è uno strumento di rendicontazione diretto ad una specifica attività, come ad esempio un’intervento di manutenzione, che avrà quindi un suo processo specifico che va dalla richiesta alla fatturazione, per quanto riguarda invece i rapportini giornalieri di lavoro, ad esempio per attività cantieristiche, diventa praticamente impossibile ottenere una firma per ogni rapportino, ma la somma di tutti i rapportini giornalieri vanno a completare un processo ben più articolato che interessa più parti dal committente all’appaltatore.

In definitiva, ogni metodologia di lavoro prevede comunque che il rapportino di lavoro venga consegnato in ufficio, dove saranno ricavate le informazioni per i processi che seguiranno la compilazione dello stesso, ad esempio per emettere fattura (per lavori più semplici) o aggiornare la documentazione contabile di una commessa (per cantieri più complessi).

Perché è importante il rapportino di lavoro?

I rapportini di lavoro sono una parte essenziale di un processo ben più complesso che, in base ai casi, può interessare l’area commerciale, l’area operativa, e l’area ammnistrativa di un’azienda. Il rapportino è quindi quel documento che permette all’azienda di sapere esattamente:

• cosa è stato fatto dai propri dipendenti
• per quale cliente hanno lavorato
• in quale cantiere o sede di lavoro hanno lavorato
• quante ore sono state impiegate
• quanti e quali materiali sono stati installati e quindi dovranno essere gestiti a livello di magazzino e fatturazione

Per un’azienda il rapportino di lavoro è quindi un documento essenziale, la base da cui raccogliere informazioni fondamentali per il controllo di gestione ed il monitoraggio dei propri asset, tutte informazioni quindi che poi, aggregate l’una con l’altra, consentono di tracciare la redditività di una commessa o più in generale di un’azienda.

Per rendere al meglio l’importanza del rapportino di lavoro il dlgs 36/2023, una recente legge nell’ambito dei contratti pubblici, ha introdotto il giornale dei lavori, uno strumento che rappresenta in pratica l’evoluzione del rapportino di lavoro, utilizzato per tracciare l’evoluzione tecnica ed economica di un progetto. 

Quali sono i vantaggi dei rapportini di lavoro?

Quindi a questo punto è chiara l’importanza strategica del rapportino di lavoro, ma oltre al fornire informazioni per il controllo di gestione, quali vantaggi comporta la compilazione del rapportino di lavoro?

Piccola precisazione, mentre il controllo di gestione è un aspetto su cui ogni tipologia di azienda può trovare riscontri per il rapportino di lavoro, quello che stiamo per dire può variare da applicazione ad applicazione del rapportino di lavoro:

• tracciatura delle risorse: come tutti sappiamo non è possibile tracciare le risorse umane come farebbero i servizi segreti, il rapportino di lavoro è però uno strumento legalmente valido per poter monitorare il lavoro svolto dalle risorse umane e la qualità del lavoro svolto;
• fatturazione: un rapportino di lavoro è spesso lo strumento che poi l’amministrazione converte in fattura, il vantaggio quindi di un rapportino di lavoro scritto e gestito in maniera efficiente è sicuramente un aiuto ad un processo di fatturazione più efficiente e preciso;
• magazzino: la gestione del magazzino è un processo che troviamo a monte del rapportino di intervento e, molto spesso per un mantenimento dei costi, si tende a risparmiare risorse sulla gestione del magazzino ricavando le informazioni dai rapportini di intervento per gli scarichi, questo è il caso in cui il rapportino diventa strategico per una corretta gestione del magazzino;
• una valida pezza d’appoggio: molto spesso ci si trova a dover giustificare una variazione su una commessa o sulle attività svolte durante un intervento di manutenzione, in questo caso il rapportino di intervento, se compilato correttamente, diventa l’insostituibile pezza d’appoggio per testimoniare o giustificare le attività dall’azienda.

Come fare un rapportino di lavoro?

Creare un rapportino di lavoro efficace è un processo che richiede attenzione e precisione, è importante equilibrare bene le informazioni essenziali con quelle più superflue. Questo documento, infatti, serve a tracciare le attività svolte, le risorse utilizzate, eventuali note di qualità e misure, e l’accettazione delle attività svolte da parte dei clienti. Ecco alcuni passaggi chiave per la sua realizzazione:

1. Definizione delle attività svolte: Il primo passo nella creazione di un rapportino di lavoro è la registrazione delle attività svolte. Questo può includere dettagli sul tipo di lavoro svolto, la durata dell’attività, e qualsiasi problema o sfida incontrata durante il processo.
2. Registrazione delle risorse utilizzate: Questo può includere le ore lavorate, i materiali utilizzati, e qualsiasi altra risorsa impiegata nel corso del lavoro. Queste informazioni sono fondamentali per il calcolo dei costi e per l’analisi della produttività.
3. Note di qualità e misure: Se rilevanti per il tipo di lavoro svolto, è importante includere qualsiasi misura o indicatore di qualità. Questo può aiutare a identificare aree di miglioramento e a garantire che il lavoro svolto soddisfi gli standard richiesti.
4. Accettazione del cliente: Infine, è importante ottenere l’accettazione del cliente per il lavoro svolto. Questo può essere fatto attraverso una firma digitale o un altro metodo di conferma.

Per facilitare questo processo, è possibile utilizzare strumenti digitali come Opera, che permette di gestire l’organizzazione aziendale tramite planning mensile, dalla pianificazione al rapportino di lavoro. Con Opera, è possibile creare sistemi di rendicontazione basati su checklist, time tracking, e form dinamiche, digitalizzare i rapportini di lavoro con la firma grafometrica a prova di legge e inviarli ai clienti in un click, e gestire il magazzino e le scorte, le quali vengono aggiornate in tempo reale.

Ricorda, un rapportino di lavoro ben fatto non solo aiuta a tenere traccia del lavoro svolto, ma può anche fornire preziose informazioni per migliorare l’efficienza e la produttività in futuro.

Come ottimizzare il rapportini di lavoro giornaliero?

Abbiamo visto che il rapportino di lavoro è uno strumento che, grazie alle informazioni che riesce a fornire, agevola tutta una serie di processi aziendali, quindi come ottimizzare il rapportino di lavoro?

La prima cosa che ti verrebbe in mente è: più informazioni metto e più il mio rapportino è valido.

In parte è vero, ma in parte bisogna affrontare la realtà, che nel nostro caso è il lavoratore che, alla fine di una giornata di lavoro o di un intervento tecnico, si trova a dover compilare un poema! Considera anche che più informazioni si chiede di compilare e più è alto il rischio di errore.

Altro aspetto da tenere in considerazione è la possibilità di manipolare le informazioni ricavate dal rapportino di lavoro. I dati ricavati dal rapportino infatti spesso sono riportati su file excel o su software per la fatturazione o per la business intelligence tramite data entry. Altre volte invece i rapportini di lavoro sono condivisi con i clienti tramite l’invio di e-mail.

Nel caso di gestione del rapportino cartaceo queste operazioni richiedono un data entry, con il conseguente dispendio risorse e tempo senza sottovalutare i rischi di errore che un operazione di data entry comporta.

Sicuramente nel processo di ottimizzazione del rapportino di lavoro questo è un altro aspetto da tenere in estrema considerazione.

Riassumendo, gli aspetti da tenere in considerazione per l’ottimizzazione del rapportino sono:

• gestione delle informazioni in input: tutti gli aspetti legati alle informazioni da riportare nel rapportino di lavoro
• gestione delle informazioni in output: tutti gli aspetti che invece sono legati alla gestione delle informazioni riportate nei rapportini di lavoro

Strumenti per gestire i rapportini di lavoro ed ottimizzare i processi

Il rapportino di lavoro può essere gestito con innumerevoli strumenti di lavoro, ognuno dei quali ha dei pro e dei contro.

Rapportino di lavoro cartaceo pro e contro

La carta è il più classico dei supporti per compilare i rapportini di lavoro. In base alle esigenze dell’azienda il rapportino può essere gestito con un prestampato su carta copiativa, dove una copia viene lasciata al cliente, o su un rapportino stampato magari partendo da un modello in word.

Naturalmente con il supporto cartaceo la base delle informazioni è statica, per cui ogni lavoratore dovrà compilare il rapportino adattandosi di volta in volta rispetto ai campi prestabiliti nel supporto cartaceo.

I pro del rapportino di lavoro cartaceo

• semplice ed immediato
• facilmente realizzabile

I contro del rapportino di lavoro cartaceo

• dispendio di tempo nella compilazione
• dispendio di tempo nel data entry
• rischio di terminare i moduli durante le attività quotidiane

Rapportino di lavoro su excel pro e contro

Excel è il primo step per cominciare a digitalizzare il rapportino, naturalmente anche il file excel ha le sue limitazioni. E’ quasi impensabile ad esempio pensare di gestire efficacemente il rapportino in excel per dipendenti in mobilità. Dall’altra parte però il file excel, da parte di utenti più esperti, è facilmente fruibile per la manipolazione dei dati.

I pro del rapportino di lavoro excel

• digitale e più potente del supporto cartaceo
• possibilità di manipolare i dati

I contro del rapportino di lavoro excel

• rischio di compromettere le formule e la formattazione delle celle
• poco adatta al lavoro in mobilità

App rapportini di lavoro pro e contro

In questo caso naturalmente il primo scoglio è quale app scegliere? Sul mercato ci sono app che consentono di gestire rapportini online più analitiche ed app più aperte, la scelta quindi va fatta analizzando le funzionalità e magari provando una demo dell’app.

Per farti comprendere la potenzialità di un app rapportini di lavoro Opera ti consente di creare dei modelli di missione (che in opera rappresenta il rapportino) con tutte le attività che l’azienda si aspetta vengano fatte. Il rapportino di lavoro può essere quindi personalizzato con checklist per guidare l’operatore sulle attività da eseguire, oppure con time tracking per rilevare il tempo trascorso nello svolgimento di un attività ed infine form dinamiche tramite le quali l’operatore compila le informazioni relative ai lavori svolti.

Con Opera quindi il concetto di rapportino non è semplicemente un riepilogo da fare a fine lavoro, ma uno strumento che accompagna passo passo il lavoratore nel compimento di ogni attività, permettendo di raccogliere le informazioni mano a mano che le attività vengono eseguite. In questo modo l’azienda può monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività degli operatori sul campo.

I pro di Opera come app rapportini di lavoro

• semplice come compilare un rapportino cartaceo
• potente a livello di informazioni ricavate
• possibilità di firmare con firma grafometrica a prova di legge i rapportini digitali
• integrazione con il magazzino, i materiali inseriti in rapportino vanno ad aggiornare le scorte di magazzino
• possibilità di visionare tutto il tempo impiegato per l’esecuzione di ogni attività
• perfetto per il lavoro in mobilità
• possibilità di inserire fotografie e commenti
• possibilità di condividere automaticamente il rapportino con il cliente

I contro di Opera come app rapportini di lavoro

• seppur minima è necessaria della formazione

Il rapportino di lavoro nel contesto della digitalizzazione

La digitalizzazione è un fenomeno che sta trasformando vari aspetti della nostra vita, compreso il mondo del lavoro. Il rapportino di lavoro non è immune da questo fenomeno e, a nostro giudizio, è un punto di partenza strategico verso una digitalizzazione intelligente.

La digitalizzazione del rapportino di lavoro comporta in buona sostanza il passaggio da un documento cartaceo a un formato digitale. Questo cambiamento, oltre ad una serie di processi di formazione e trasformazione delle abitudini, offre diversi vantaggi, tra cui:

• Efficienza operativa: Con la digitalizzazione, il processo di compilazione e archiviazione del rapportino di lavoro diventa più rapido ed efficiente. Soprattutto con strumenti come Opera è possibile visionare in tempo reale lo stato di avanzamento dei lavori e dei relativi rapportini di lavoro
• Riduzione degli errori: La digitalizzazione riduce la possibilità di errori, come dati mancanti o illeggibili.
• Accessibilità dei dati: I rapportini di lavoro digitalizzati possono essere facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Inoltre sono facilmente condivisibili con il cliente, riducendo le operazioni ed i tempi di lavorazione
• Analisi dei dati: I dati digitalizzati possono essere facilmente analizzati, offrendo preziosi insight per l’azienda.

Rapportino di lavoro digitale: i passi da seguire per l’implementazione

La digitalizzazione del rapportino di lavoro non è un processo complicato, ma richiede la giusta tecnologia e una certa pianificazione. Di seguito elenchiamo una serie di passaggi che possono aiutarti a gestire il processo di digitalizzazione:

1. Valutare le esigenze dell’azienda: Ogni azienda ha esigenze diverse, quindi è importante valutare quali informazioni devono essere incluse nel rapportino di lavoro digitalizzato. Con Opera naturalmente avrai a disposizione una serie di strumenti che ti aiutano a personalizzare il rapportino però, come dicevamo nelle righe precedenti, è fondamentale individuare i dati da inserire senza incorrere in un abuso di informazioni inutili e ridondanti.
2. Scegliere la piattaforma giusta: Esistono diverse piattaforme che offrono servizi di digitalizzazione del rapportino di lavoro. È importante scegliere quella che meglio si adatta alle esigenze dell’azienda, che offra un buon supporto e, soprattutto che ti consenta di integrare la gestione del rapportino di lavoro con altri settori dell’azienda come ad esempio le risorse umane. Con Opera hai in uno strumento unico per la gestione delle risorse umane e dei rapportini di lavoro consentendoti ad esempio di pianificare le attività in base alle disponibilità del personale
3. Formare il personale: Per un’efficace digitalizzazione, è fondamentale che il personale sia adeguatamente formato sull’uso della nuova tecnologia. Con Opera hai un team di supporto che ti assiste nell’attivazione, nella personalizzazione e nella formazione del personale tecnico ed amministrativo.
4. Monitorare e aggiornare il sistema: Una volta implementato il sistema, è importante monitorarlo e aggiornarlo regolarmente per garantire la sua efficienza.

Domande frequenti sul rapportino di lavoro

Cos’è il rapportino di lavoro?

Il rapportino di lavoro è un documento che registra le attività svolte da un lavoratore durante la sua giornata lavorativa. Include dettagli come l’ora di inizio e fine del lavoro, la descrizione delle attività svolte, i materiali utilizzati e altre informazioni rilevanti.

Perché è importante digitalizzare il rapportino di lavoro?

La digitalizzazione del rapportino di lavoro offre diversi vantaggi, tra cui una maggiore efficienza operativa, una riduzione degli errori, l’accessibilità dei dati e la possibilità di analizzare i dati.

Quali strumenti possono aiutare nella digitalizzazione del rapportino di lavoro?

Esistono vari strumenti e tecnologie che possono facilitare la digitalizzazione del rapportino di lavoro, tra cui software di gestione dei progetti, app per la registrazione del tempo e piattaforme di archiviazione dei dati.

La digitalizzazione del rapportino di lavoro è complicata?

No, la digitalizzazione del rapportino di lavoro non è complicata, ma richiede la giusta tecnologia e una certa pianificazione.

Quali sono i principali vantaggi della digitalizzazione del rapportino di lavoro?

I principali vantaggi della digitalizzazione del rapportino di lavoro includono l’efficienza operativa, la riduzione degli errori, l’accessibilità dei dati e la possibilità di analizzare i dati.