La rilevazione presenze è quel processo che accomuna tutte le aziende, dalle artigiane alle multinazionali, con almeno un dipendente nel proprio organico. In un mercato sempre più dinamico e competitivo, un time tracking software si rivela indispensabile per tenere traccia delle ore lavorate, monitorare le attività ed ottimizzare costi e produzione.

Un time tracking software oggi è uno strumento tecnologico avanzato, progettato per semplificare e automatizzare la rilevazione delle presenze dei dipendenti in un organizzazione. Questo tipo di software consente ai responsabili e ai dipendenti stessi di registrare in modo accurato le ore lavorate, monitorare le richieste di ferie e permessi e analizzare i dati per poter ottimizzare specifiche attività e la gestione complessiva dell’azienda.

In questo articolo vedremo come, attraverso l’implementazione di un time tracking software, le aziende possono beneficiare di una serie di vantaggi, come la riduzione degli errori umani, il controllo dei furbetti del cartellino una migliore pianificazione dei turni e delle risorse.

App rilevazione presenze: cosa è e come funziona un time tracking software

Un time tracking software è uno strumento in grado di registrare le ore lavorate dai dipendenti di un’azienda. Il software consente all’azienda di raccogliere gli orari di entrata ed uscita dal lavoro e raccoglierli in un foglio presenze che alla fine del mese fungerà da base dati per la produzione delle buste paga.

Dalla timbratura alla busta paga il processo è lungo, ed un time tracking software solitamente offre funzionalità avanzate che vanno oltre la semplice registrazione delle ore. Alcuni consentono anche di calcolare nel foglio presenze le ferie e le ore di permesso e malattia, restituendo al software paghe una rendicontazione quanto più accurata possibile.

Quelli più avanzati come Docker ad esempio, permettono anche di gestire tutto il workflow di gestione delle ferie e permessi, dalla richiesta del dipendente all’approvazione finale creando un flusso di informazioni solido ed incontrovertibile.

Come funziona la timbratura in un time tracking software

La rilevazione presenze tramite un time tracking software può avvenire secondo diverse modalità. Alcuni software si basano sull’utilizzo di applicazioni mobile scaricabili dagli store, le quali consentono ai dipendenti di registrare i loro ingressi ed uscita dal lavoro direttamente dal proprio smartphone. Altri software come Docker non richiedono nemmeno l’installazione di App, consentendo di risparmiare spazio negli smartphone dei dipendenti.

Oltre alla registrazione e gestione delle ore lavorate, solitamente un time tracking software offre funzionalità di analisi dei dati e generazione di report.

Questo tipo di funzionalità permette al responsabile HR ed ai team leader di monitorare le prestazioni dei dipendenti, valutare l’efficienza dei processi lavorativi ed identificare le eventuali aree di miglioramento. 

Sistema di rilevazione presenze: funzionalità principali di un time tracking software

Oggi siamo soliti ancora collegare la rilevazione presenze al timbracartellini posizionato all’entrata di grandi fabbriche ed uffici. Fortunatamente la digitalizzazione ci ha permesso di miniaturizzare anche questo tipo di processo portandolo sui nostri smartphone, rendendo la timbratura con badge una pratica ormai obsoleta.

I time tracking software moderni offrono una vasta gamma di funzionalità per rilevare la presenza del dipendente sul luogo di lavoro, alcune più invasive fisicamente, con l’utilizzo di apparati radio da installare in azienda, altri più riservati e smart in grado di sfruttare le tecnologie gps e geofencing.

Oltre alla registrazione delle ore, i time tracking software moderni offrono funzionalità aggiuntive per ottimizzare la raccolta dati e la gestione lavoro. Ad esempio, alcuni consentono di organizzare i team di lavoro e pianificare i turni, altri come Docker consentono di gestire l’assegnazione e distribuzione di beni aziendali e DPI ai lavoratori, consentendo una migliore pianificazione dei fabbisogni dell’azienda.

In definitiva, il time tracking software moderno si è evoluto da semplice timbracartellini in una vera e propria piattaforma HR per la gestione ed il monitoraggio delle risorse umane di aziende di ogni tipo e dimensione.

Rilevazione presenze con timbratura geolocalizzata e geofencing

Uno degli sviluppi più interessanti che hanno maturato i moderni time tracking software per la rilevazione presenze è l’introduzione della rilevazione presenze geolocalizzata con il supporto del geofencing. Questa funzionalità avanzata offre un modo preciso, rapido, ed estremamente conveniente per registrare le presenze dei dipendenti in base alla loro posizione geografica.

La timbratura geolocalizzata in Docker ad esempio, consiste nel trasmettere al server di Docker la posizione del dipendente così come l’ha rilevata lo smartphone al momento della timbratura, il server analizza la posizione, la confronta con le sedi dell’azienda e se la posizione rientra all’interno del geofencing, che è appunto un recinto elettronico all’interno del quale è permessa la timbratura, salva l’orario di entrata e la sede che ha riconosciuto tra quelle censite.

Ai dipendenti è richiesto solo di abilitare la posizione nel proprio smartphone, al resto ci pensa Docker sfruttando la tecnologia GPS. Le aree definite con il geofencing possono essere definite in base alle necessità dell’azienda, possono essere un ufficio, un cantiere, una filiale o la sede di un cliente. 

Vantaggi della rilevazione presenze con timbratura geolocalizzata

La rilevazione presenze geolocalizzata con geofencing offre alle aziende numerosi vantaggi rispetto al timbracartellini o alla registrazione della presenza cartacea. Innanzitutto, la timbratura geolocalizzata elimina la necessità di dispositivi fisici da fissare a parete per consentire la timbratura, rendendo il processo nel suo insieme più pratico, veloce e flessibile.

La timbratura geolocalizzata inoltre riduce drasticamente il rischio di errori o frodi da parte di dipendenti infedeli nella registrazione delle presenze, dal momento che la posizione e l’orario di timbratura sono affidabili e non è possibile alterarli. Infine la timbratura geolocalizzata ha il grande vantaggio della flessibilità. La gestione delle presenze in aziende con sedi multiple o con lavoratori in movimento, consentendo di monitorare e gestire le presenze in maniera estremamente flessibile, senza dover installare nuovi apparati e senza il bisogno di ulteriore costi per l’acquisto di timbracartellini.

Gestione richieste ferie, permessi e malattia

Un time tracking software moderno, come accessorio alla rilevazione presenze, offre funzionalità per semplificare ed ottimizzare la gestione dei processi di approvazione ferie, permessi e malattia. Questa è una caratteristica di fondamentale importanza per le aziende che vogliono ottimizzare e velocizzare l’intero processo, responsabilizzare i dipendenti ed risparmiare tempo nella produzione del foglio presenze.

Mediante un time tracking software, i dipendenti possono pianificare ed inviare le loro richieste di ferie, permessi o malattia direttamente dalla piattaforma HR. I manager ed i team leader designati di gestire le richieste ricevono quindi una notifica e possono valutare le richieste in base alle esigenze aziendali ed alla disponibilità di personale per il periodo richiesto. Questo processo, essendo integrato interamente nella stessa piattaforma, consente di ridurre i tempi di gestione delle richieste, di mantenere una tracciabilità accurata delle assenze, ed avere in tempo reale lo stato di disponibilità dell’azienda per fare previsioni sul medio e lungo termine.

Gestione foglio presenze

Tra le funzioni fondamentali di un time tracking software è la gestione del foglio presenze che, ponendosi a chiusura del processo di rilevazione presenze, fornisce un elemento fondamentale per l’elaborazione delle buste paga dei dipendenti. Il foglio presenze semplifica notevolmente tutto il processo gestione delle presenze, fornendo un sistema integrato per l’arrotondamento, la rettifica e l’invio delle informazioni al consulente del lavoro.

Tramite un time tracking software i reparti HR possono facilmente applicare giustificativi agli orari netti rilevati dal sistema gestione presenze, grazie al fatto che tutti i processi, di rilevazione presenze e di gestione delle richieste, sono già integrati nella medesima piattaforma HR.

Tutti questi dati vengono quindi catturati, e proposti nel momento della manipolazione del foglio presenze, in modo organizzato, senza uscire dalla piattaforma HR, consentendo in questo modo accessibilità immediata e tracciabilità accurata delle ore lavorate.

Tutto ciò naturalmente elimina completamente la necessità di compilare manualmente i fogli presenze cartacei riducendo al massimo il rischio di errori, omissioni e controversie da parte dei dipendenti.

Esportazione foglio presenze in excel

Una volta completato la gestione del foglio presenze, con tutte le attività di arrotondamento ed attribuzione giustificativi, il time tracking software consente di generare report dettagliati nei formati più disparati. Docker ad esempio ti consente di esportare un excel per la consultazione ed un file pronto per essere letto dai più comuni sistemi di elaborazione paghe, come ad esempio Zucchetti Paghe Web o Ranocchi GIS Paghe, in questo modo si riduce ulteriormente il passaggio manuale delle presenze sul software paghe.

Questo processo, completamente automatizzato per le operazioni più ripetitive, semplifica l’elaborazione delle buste paga, consentendo una comunicazione rapida e sicura delle informazioni en esse contenute.

A proposito di buste paga tra le tante funzionalità di Docker c’è la distribuzione automatica delle buste paga. Docker infatti gestisce e semplifica ulteriormente il processo di consegna delle buste paga! Basta infatti caricare i file così come li ha prodotti il consulente del lavoro con il suo software paghe, Docker grazie ad un sistema di Intelligenza artificiale riconosce il dipendente a cui spedire la busta paga e lo archivia automaticamente.

Questa funzionalità, oltre a permettere di risparmiare tantissimo tempo, limitare il margine di errore a zero, perché Docker, in caso i dati non fossero corrispondessero con quanto presente in anagrafica, non consegna il cedolino onde evitare errori (tieni in considerazione che una busta paga consegnata al dipendente sbagliato sarebbe una grave violazione della privacy) e permette all’azienda di assolvere agli obblighi relativi alla consegna della busta paga.